北京国家会计学院继续教育讲义：出纳账务处理

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北京国家会计学院继续教育讲义：出纳账务处理

如何核算“现金”业务

现金的核算主要包括现金收支的日常核算和现金清查的核算两个部分，其中日常会计核算包括现金收入的核算和现金支出的核算两部分。

1、科目设置

为了总括地反映库存现金的收入、支出和结存情况，企业应设置“库存现金”总账科目。“库存现金”科目的借方登记现金的增加额，贷方登记现金的减少额；期末余额在借方，反映企业实际持有的库存现金。

 

2、现金收支的账务处理

现金收支的基本账务处理为：收入现金时，借记“库存现金”科目，贷记有关科目；支出现金时，借记有关科目，贷记“库存现金”科目。

。

业务类型	账务处理
（1）从银行提取现金时，按支票存根记载的提取金额	借：库存现金 　　贷：银行存款
（2）将现金存入银行时，按银行退回给收款单位的收款凭证联上的金额	借：银行存款 贷：库存现金
（3）因支付职工出差费用等原因所需的现金时，按支出凭证所记载的金额   收到出差人员交回的差旅费剩余款并结算时     出差人员报销的差旅费大于预借的现金时	借：其他应收款等 　　贷：库存现金   借：库存现金（按实际收回的现金） 管理费用（按应报销的金额） 贷：其他应收款（按实际借出的现金）   借：管理费用（按应报销的金额） 贷：其他应收款（按实际借出的现金）         库存现金（按应补付的金额）
（4）因其他原因收到现金时	借：库存现金     贷：有关科目
（5）因其他原因支出现金时	借：有关科目 贷：库存现金

 

【例2－1】3月1日，企业签发现金支票从银行提取现金15 000元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：库存现金           15 000

    贷：银行存款          15 000

 

【例2－2】3月9日，企业将多余的现金5 000元送存银行。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：银行存款           5 000

    贷：库存现金         5 000

 

【例2－3】3月12日，职工李洋出差预借差旅费6 000元，以现金支付。3月15日，李洋出差回来报销差旅费4 800元，退回剩余现金1 200元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

（1）3月12日支付出差借款时：

借：其他应收款――李洋           6 000

    贷：库存现金                   6 000

（2）3月15日报销差旅费时：

借：库存现金                        1 200

    管理费用                        4 800

    贷：其他应收款――李洋              6 000

 

【例2－4】3月21日，职工黄涛出差预借差旅费4 000元，以现金支付。3月28日，黄涛出差回来报销差旅费4 800元，补付现金800元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

（1）3月21日支付出差借款时：

借：其他应收款――黄涛          4 000

   贷：库存现金                   4 000

（2）3月28日报销差旅费时：

借：管理费用                        4 800

   贷：其他应收款――黄涛               4 000

       库存现金                           800

 

【例2－5】企业销售产品一批，开出的增值税专用发票上注明货款1 000元，增值税170元，共计收入现金1 170元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：库存现金                              1 170

   贷：主营业务收入                           1 000

       应交税金――应交增值税（销项税额）       170

 

【例2－6】企业以现金收取出租包装物租金500元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：库存现金               500

   贷：其他业务收入           500

 

【例2－7】收取职工李峰因过失造成的损失赔偿金300元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：库存现金                  300

    贷：其他应收款――李峰       300

 

【例2－8】以现金支付职工培训讲课费780元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：管理费用                   780

    贷：库存现金                  780

 

【例2－9】职工李成报销由其个人垫支的购买办公用品费用458元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：管理费用                458

   贷：库存现金                458

3、现金清查的账务处理

为了保证资产安全，确保账实相符，企业应按规定进行现金清查。所谓“现金清查”，就是对企业库存现金的盘点与核对，包括出纳人员每日终了进行的账款核对和企业财产清查时进行的定期清查和不定期清查。

根据《小企业会计准则》的规定，每日终了结算现金收支、财产清查等发现的有待查明原因的现金短缺或溢余，应通过“待处理财产损溢”科目核算：

（1）如为现金短缺，应按照实际短缺的金额

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

贷：库存现金

按照管理权限经批准后处理时

借：其他应收款（按照可收回的保险赔偿或过失人赔偿）

    营业外支出（按借方差额）

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢（按现金短缺的金额）

 

〔例2－10〕某日，企业在进行现金清查时，发现库存现金较账面余额少了800元。经批准后，其中300元系出纳人员张三工作失误造成，应由其赔偿，其余500元计入营业外支出。根据上述经济业务，企业应作如下账务处理：

（1）盘亏时

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           800

    贷：库存现金                                      800

（2）批准处理时

借：其他应收款――张三                              300

营业外支出                                      500

贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           800

 

（2）如为现金溢余，按照实际溢余的金额

借：库存现金

贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

按照管理权限经批准后处理时，应按实际溢余的金额

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢

    贷：营业外收入

 

〔例2－11〕某日，企业在进行现金清查时，发现库存现金较账面余额多出800元。经批准后列入营业外收入。根据上述经济业务，企业应作如下账务处理：

（1）盘盈时

借：库存现金                                      800

    贷：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢           800

（2）批准处理时

借：待处理财产损溢――待处理流动资产损溢      800

贷：营业外收入                                  800

4、备用金的账务处理

备用金是指企业为了便于内部各部门和个人的日常零星开支，如市内差旅费、误餐费、不足转账起点的零星采购等以及预付给企业内某些单位或职工个人的备用现金。

为了合理有效的使用资金，加强备用金的管理，企业应建立和健全备用金的预借、使用和报销制度。有关部门和职工领取备用金时，应填写借款单，经有关负责人批准，并按规定用途支出，不得挪作他用。支用后，应在规定期限内填写报销单，随附原始凭证，经有关负责人核准，向财务部门报销。

单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要预借备用金时，一般应由经办人填写借款凭证。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记账依据；第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件；第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字后作为借款结算及交回借款的收据。经办人在填写借款凭证时，应当如实认真地填写借款事由、金额和借款日期并签名，送有关领导审批后根据借款凭证编制现金付款记账凭证。

备用金的核算有两种方式。对于备用金数额较大的企业来说，可以通过设置“备用金”科目核算；对于备用金数额不大的企业来说，也可以不单独设置“备用金”科目，而是在“其他应收款”科目下设置“备用金”二级科目进行核算。

1、设置“备用金”科目的核算

（1）临时性备用金

临时性备用金是为了满足临时性需要而暂付给有关部门和个人现金，使用后实报实销，适用于不经常使用备用金的部门和个人。在这种管理方式下，备用金的账务处理为：

①预付备用金时，借记“备用金”科目，贷记“库存现金”科目；

②使用后报销时，借记“管理费用”等科目，如果有收回多余的现金时还应借记“库存现金”科目，贷记“备用金”科目。

 

〔例2－12〕某企业会计核算设置有“备用金”科目。3月4日，企业采购员张三外出采购某产品原材料，预借款3 000元，以现金付讫。3月12日，张三采购归来，交仓库原材料2 500元，退回现金500元。

    （1）3月4日预付备用金时：

    借：备用金――张三                       3 000

        贷：库存现金                               3 000

    （2）3月12日报销时：

    借：原材料                            2 500

        库存现金                                 500

       贷：备用金――张三                       3 000

 

（2）定额备用金

定额备用金是对经常需要使用备用金的部门或个人核定备用金定额，并按定额拨付备用金；定额备用金使用后，在报销时财会部门按核准报销的金额付给现金，补足备用金定额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或个人应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充原定额，从而保证该部门或个人经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。  

也就是说，实行定额备用金制度，除拨付、增加或减少备用金定额时通过 “备用金”科目核算外，日常支用报销补足定额时，都毋须通过该科目核算，而是将支用数直接记入有关成本、费用科目。这种管理方式既方便了使用单位，又简化了核算手续。

在这种管理方式下，备用金的账务处理为：

①对于预支的备用金，拨付时借记“备用金”科目，贷记“库存现金”科目；

②报销和收回余款时，借记“管理费用”、“制造费用”等相关科目，贷记“库存现金”科目。

〔例2－13〕某企业会计核算设置有“备用金”科目，其对总务科实行定额备用金制，每月月终报销一次，核定的备用金定额为5 000元，以现金拨付。3月2日，企业按规定拨付备用金给总务科；3月31日，总务科持有关单据报销零星费用支出3 450元，以现金补足其定额。对于这些经济业务，应该这样作账务处理：

（1）3月2日拨付备用金时：

借：备用金――总务科                 5 000

   贷：库存现金                            5 000

（2）3月31日报销时：

借：管理费用                              3 450

   贷：库存现金                                 3 450

 

2、不设置“备用金”科目的核算

不单独设置“备用金”科目的企业，所发生的备用金应通过“其他应收款――备用金”科目进行账务处理。

（1）临时备用金。在这种管理方式下，预付备用金时，借记“其他应收款――备用金”科目，贷记“库存现金”科目；使用后报销时，借记“管理费用”等科目，如有收回多余的现金时还应借记“库存现金”科目，贷记“其他应收款――备用金”科目。

 

    〔例2－14〕某企业会计核算没有设置“备用金”科目。3月4日，企业采购员张三外出采购某产品原材料，预借款3 000元，以现金付讫。3月12日，张三采购归来，交仓库农产品2 500元，退回现金500元。

    （1）3月4日预付备用金时：

    借：其他应收款――备用金（张三）         3 000

        贷：库存现金                               3 000

    （2）3月12日报销时：

    借：原材料                               2 500

        库存现金                                 500

       贷：其他应收款――备用金（张三）         3 000

 

（2）定额备用金。在这种管理方式下，拨付备用金时借记“其他应收款――备用金”科目，贷记“库存现金”科目；报销和收回余款时，借记“管理费用”、“制造费用”等相关科目，贷记“库存现金”科目。报销数和拨补数都不再通过本科目核算。

 

〔例2－15〕某企业会计核算没有设置“备用金”科目，其对总务科实行定额备用金制，每月月终报销一次，核定的备用金定额为5 000元，以现金拨付。3月2日，企业按规定拨付备用金给总务科；3月31日，总务科持有关单据报销零星费用支出3 450元，以现金补足其定额。

（1）3月1日拨付备用金时：

借：其他应收款――备用金（总务科）      5 000

   贷：库存现金                               5 000

（2）3月31日报销时：

借：管理费用                              3 450

   贷：库存现金                                  　3 450

 

如何核算“银行存款”业务

企业在办理资金的收付时，除了按规定可以用现金收付的款项以外，企业在生产经营过程中所发生的一切货币收支业务，都必须通过银行存款账户进行结算。所以，出纳人员对于银行存款业务的核算，一定要熟练掌握。

1、科目设置

为了总括地反映和监督企业银行存款的收入、支出和结存情况，企业应设置“银行存款”科目。该科目的借方登记银行存款的增加额，贷方登记银行存款的减少额；期末余额在借方，反映企业存在银行或其他金融机构的各种款项。

企业如果有存入其他金融机构的存款，也在银行存款科目核算；需要注意的是，商业汇票要通过“应收票据”和“应付票据”科目核算，银行汇票、银行本票、信用卡、信用证要通过“其他货币资金”核算，都不在本科目核算。

2、收付款的账务处理

业务类型	账务处理
（1）将款项存入银行或收到款项时	借：银行存款（按存入或者收到的金额） 贷：库存现金（按存入的金额） 应收账款等（按收到的金额）
（2）从银行提取款项或以银行存款支付款项时	借：库存现金（按提取的金额） 应收账款等（按支付的金额） 贷：银行存款（按提取或者支付的金额）

 

〔例2－16〕企业将多余的款项35000元存入银行。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：银行存款              35 000

   贷：库存现金              35 000

 

〔例2－17〕企业接到银行通知，收到富山公司前欠货款12万元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：银行存款              120 000

   贷：应收账款――富山公司      120 000

〔例2－18〕企业开出现金支票，从银行提取备用金20 000元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：库存现金             20 000

   贷：银行存款             20 000

〔例2－19〕企业以银行存款支付前欠玉龙公司货款200 000元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：应付账款――玉龙公司  200 000

   贷：银行存款                200 000

3、存款利息的处理

企业发生存款利息，要根据银行通知及时编制收款凭证：

借：银行存款

贷：财务费用

〔例2－20〕根据银行回单，本月银行存款利息收入788元。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：银行存款        788

   贷：财务费用         788

如何核算“其他货币资金”

其他货币资金，是指企业除现金和银行存款以外的其他种类的货币资金，主要包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用证保证金存款、存出投资款等。

1、科目设置

为了反映和监督其他货币资金的收支和结存情况，企业应设置“其他货币资金”科目，并按应按照银行汇票或本票、信用卡发放银行、信用证的收款单位，外埠存款的开户银行，分别“银行汇票”、“银行本票”、“信用卡”、“信用证保证金”、“外埠存款”等进行明细核算。

“其他货币资金”科目的借方登记其他货币资金的增加额，贷方登记其他货币资金的减少额；期末余额在借方，反映企业实际持有的其他货币资金。

2、外埠存款的账务处理

外埠存款，是指企业到外地进行临时或零星采购时，汇往采购地银行开立采购专户的款项。

企业汇出款项时，需要填写汇款委托书，加盖“采购资金”字样。汇入银行对汇入的采购款项，以汇款单位名义开立采购专户。采购专户的存款不计利息，除采购员差旅费可以支取少量现金外，其他一律转账。采购专户只付不收，付完结束账户。

（1）将款项汇往采购地银行开立采购专户

借：其他货币资金——外埠存款　

　　贷：银行存款

（2）收到采购员交来供应单位发票账单等报销凭证时

借：在途物资

原材料

库存商品　

　应交税费——应交增值税（进项税额）　

贷：其他货币资金——外埠存款

（3）将多余的外埠存款转回当地银行

借：银行存款　

　　贷：其他货币资金——外埠存款

 

〔例2－21〕1月10日，企业委托开户银行将150 000元汇往外地某银行开立临时采购专户，用于采购原材料。1月15日，企业收到采购员交来的增值税专用发票等有关采购凭证，凭证上注明材料采购成本为100 000元，增值税17 000元。同日，材料运抵企业并验收入库。1月16日，企业将剩余款项转回开户银行。

（1）1月10日存入款项时：

借：其他货币资金——外埠存款         150 000

贷：银行存款                         150 000

（2）1月15日收到采购凭证时：

借：原材料                             100 000

    应交税费――应交增值税（进项税额）  17 000

贷：其他货币资金——外埠存款              117 000

（3）1月16日收回剩余款项时：

借：银行存款                          33 000

贷：其他货币资金——外埠存款             33 000

 

3、银行汇票存款的账务处理

银行汇票存款，是指企业为取得银行汇票按规定存入银行的款项。企业申请银行汇票时，应向银行提交“银行汇票委托书”，根据银行盖章退回的存根联编制记账凭证。

（1）将款项存入银行以取得银行汇票后，根据银行盖章退回的申请书存根联

借：其他货币资金——银行汇票

　　贷：银行存款

（2）使用银行汇票后，根据发票账单等有关凭证

借：在途物资　

　　原材料　

　　库存商品　

　　应交税费——应交增值税（进项税额）　

　　贷：其他货币资金——银行汇票

（3）如有多余款或因超过付款期等原因而退回款项，根据开户行转来的银行汇票第四联（多余款收账通知）

借：银行存款　

　　贷：其他货币资金——银行汇票

 

〔例2－22〕某企业为增值税一般纳税人。1月5日，该企业填写“银行汇票申请书”，将200 000元款项交存银行办理银行汇票。1月8日，企业用银行汇票购买材料，收到的增值税专用发票上注明材料价款150 000元，增值税25 500元，材料已经验收入库。1月10日，企业收到开户行转来的银行汇票第四联，多余的银行汇票存款已经转回。

（1）1月5日，取得银行汇票时：

借：其他货币资金——银行汇票              200 000

贷：银行存款                                  200 000

（2）1月8日，收到发票账单等有关凭证时：

借：原材料                                   150 000

应交税费——应交增值税（进项税额）        25 500

贷：其他货币资金——银行汇票                    175 500

（3）1月10日，收到银行通知，收回余款时：

借：银行存款                               24 500

贷：其他货币资金——银行汇票                 24 500

 

（4）企业收到银行汇票时，应填制进账单到开户银行办理款项入账手续，根据进账单及销货发票等

借：银行存款

贷：主营业务收入

应交税费——应交增值税（销项税额）

 

〔例2－23〕企业销售一批产品，开出的增值税专用发票上注明货款100 000元，增值税销项税额17 000元。对方以银行汇票的方式支付了款项，企业已经到银行办理了入账手续。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：银行存款                       117 000

    贷：主营业务收入                      100 000

        应交税费――应交增值税（销项税额） 17 000

4、银行本票存款的账务处理

银行本票存款是指企业为取得银行本票按规

存入银行的款项。企业申请银行本票时，应向银行提交“银行本票申请书”，根据银行盖章退回的存根联编制记账凭证。

必须注意，收款单位取得的银行本票只办理全额结算，不退回多余款项，结算后如有多余款项，可采用支票、现金等其他方式退回付款单位。

（1）将款项存入银行以取得银行本票后，根据银行盖章退回的申请书存根联

借：其他货币资金——银行本票　

　　贷：银行存款

（2）使用银行汇票后，根据发票账单等有关凭证

借：在途物资　

　　原材料　

　　库存商品　

　　应交税费——应交增值税（进项税额）　

　　贷：其他货币资金——银行本票　

（3）因本票超过付款期等原因而要求退款时，应当填制进账单一式两联，连同本票一并送交银行，根据银行盖章退回的进账单第一联

借：银行存款　

　　贷：其他货币资金——银行本票　

 

〔例2－24〕1月5日，企业填写“银行本票申请书”，将款项58 500元交存银行，取得银行本票。1月8日，采购员持银行本票购买了一批材料，并交回增值税专用发票，上面注明材料的买价为50 000元，增值税额为8 500元，材料已经验收入库。

 

（1）1月5日取得银行本票时：

借：其他货币资金——银行本票            58 500

贷：银行存款                              58 500

（2）1月8日收到发票账单等有关凭证时：

借：原材料                                 50 000

应交税费——应交增值税（进项税额）      8 500

贷：其他货币资金——银行本票                58 500   

 

（4）企业收到银行本票、填制进账单到开户银行办理款项入账手续时，根据进账单及销货发票等：

借：银行存款

    贷：主营业务收入

        应交税费——应交增值税（销项税额）

 

〔例2－25〕企业销售一批产品，开出的增值税专用发票上注明货款200 000元，增值税销项税额34 000元。对方以银行本票的方式支付了款项，企业已经到银行办理了入账手续。根据上述经济业务，应作如下账务处理：

借：银行存款                       234 000

    贷：主营业务收入                      200 000

        应交税费――应交增值税（销项税额） 34 000

5、信用卡存款的账务处理

信用卡存款是指企业为取得信用卡按照规定存入银行的款项。企业申领信用卡时，应按规定填制申请表，连同支票和有关资料一并送交发卡银行，银行开立信用卡存款账户，发给信用卡。

（1）将款项存入银行以取得信用卡时

借：其他货币资金——信用卡

　　贷：银行存款

（2）使用信用卡购物或支付有关费用

借：有关科目　

　　贷：其他货币资金——信用卡

（3）信用卡使用过程中向其账户续存资金

借：其他货币资金——信用卡

　　贷：银行存款

 

〔例2－26〕1月11日，某企业按规定填制申请书并连同50 000元交给银行，办理了一张信用卡。1月15日，企业用信用卡支付了购买大宗办公用品的费用33 000元。1月31日，企业向该信用卡账户续存了30 000元。

（1）1月11日，办理信用卡时：

借：其他货币资金——信用卡            50 000

贷：银行存款                            50 000

（2）1月15日，使用信用卡时：

借：管理费用                           33 000

贷：其他货币资金——信用卡               33 000

    （3）1月31日，续存资金时：

借：其他货币资金——信用卡             30 000

贷：银行存款                             30 000

6、信用证保证金存款的账务处理

信用证保证金存款，是指采用信用证结算方式的企业为取得信用证而按规定存入银行信用证保证金专户的款项。企业向银行申请开立信用证，应按规定向银行提交开证申请书、信用证申请人承诺书和购销合同，并向银行交纳保证金。

（1）向银行开立信用证，交纳保证金，根据银行盖章退回的进账单第一联

借：其他货币资金——信用证保证金　

　　贷：银行存款

（2）根据开证行交来的信用证来单通知书及有关单据列明的金额

借：库存商品等　

　　应交税费——应交增值税（进项税额）

　　贷：其他货币资金——信用证保证金　

　　　　银行存款

（3）将未用完的信用证存款余额转回开户银行时

借：银行存款

    贷：其他货币资金——信用证保证金

 

〔例2－27〕1月10日，企业因进口业务需要，向银行申请开出信用证500 000元。1月25日，企业收到开证行交来的信用证来电通知书及有关单据，注明进口商品价款400 000万元，增值税进项税额68 000元（假设不考虑其他税费）。

（1）取得信用证时：

借：其他货币资金——信用证保证金         500 000

贷：银行存款                                500 000

（2）收到有关单据时：

借：原材料                                    400 000

应交税费——应交增值税（进项税额）         68 000

贷：其他货币资金——信用证保证金                  468 000

    （3）转回余额时：

    借：银行存款                                32 000

        贷：其他货币资金——信用证保证金              32 000

 

如何填制和审核原始凭证

会计凭证是记录经济业务事项发生或完成情况、明确经济责任的书面证明，也是用来登记账簿的依据。通俗地说，会计凭证就是你用来记账的依据，账不可乱记，必须要有书面文件证明才可记账，而这种证明文件就是会计凭证。

会计凭证按照编制的程序和用途不同可以分为原始凭证和记账凭证。其中，原始凭证又称为原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，并作为记账依据的会计凭证。

1、原始凭证的种类

同会计工作一样，出纳工作的第一步就是要取得原始凭证，从而才能办理资金收付的事项。由于各单位的性质不同，相应地其从事的经济业务的性质也各不相同，因而在具体办理现金收款业务时，所采用的原始凭证的种类也各不相同。一般来说,涉及现金收款业务的原始凭证，主要有发票、非经营性收据、内部收据等。出纳的原始凭证包括自制原始凭证和外来原始凭证两大类。

（1）自制原始凭证

自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。出纳工作常见的自制原始凭证主要有借款单、工资结算单、差旅费报销单、费用报销单等。

借款单

差旅费报销单

费用报销单

收款单

（2）外来原始凭证

外来原始凭证，是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。

出纳工作常见的外来原始凭证主要有采购材料时取得的发票（包括增值税专用发票和普通发票）、对外单位支付款项时取得的收据、上交税款时取得的完税凭证、职工出差取得的飞机票、火车票、银行的收账通知单等。

普通发票

增值税专用发票

收据

（二）原始凭证的基本要素

由于各项经济业务的内容和经济管理的要求不同，各个原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样的。但是，所有的原始凭证（包括自制的和外来的凭证），都必须具备一些共同的基本内容（也称为原始凭证的要素），主要包括：

（1）原始凭证的名称；

（2）填制凭证的日期；

（3）填制凭证单位名称或者填制人姓名；

（4）经办人员的签名或者盖章；

（5）接受凭证单位名称；

（6）经济业务内容摘要；

（7）经济业务发生的数量、单价和金额。

 

 

（三）原始凭证的填制要求

不同类型的经济业务，其填制或取得的原始凭证的格式是不同的，其具体的填制方法和内容也不相一致。但是，无论是哪种类型的原始凭证，在填制时都应遵守一些基本要求。

原始凭证的填制要求
1、真实正确	原始凭证必须以实际发生的经济业务为依据。凭证上所记载的每一项经济业务内容和金额，都必须与经济业务发生的实际情况完全相符，不允许以任何手段弄虚作假，伪造、变造原始凭证，也不能乱估数字。
2、内容齐全	原始凭证的基本内容应填写齐全，不得遗漏或简略。经办业务的有关部门和人员要认真审查，并签名盖章。内容不齐备的原始凭证是无效的，不能作为经济业务的合法证明。
3、填制及时	会计核算的及时性原则要求企业的会计核算应当及时进行，不得提前或延后。在经济业务发生后，要及时的取得或填制原始凭证，据以编制记账凭证、登记账薄，保证会计信息的时效性。 及时地填制或取得原始凭证，可以最大限度的保证凭证记录的准确性，为会计凭证下一步的传递奠定基础。否则，事后补填原始凭证，容易对原经济业务的记录产生误差，并为造假提供了可乘之机。
4、手续完备	原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的真实性。 （1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章，其中发票和收据还必须盖有税务部门或财政部门监制章。 （2）从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。 （3）单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员的签名或者盖章。 （4）对外出示的原始凭证必须加盖本单位公章。所谓“公章”，应是具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印章，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章、结算专用章等。 （5）收、付款项的原始凭证应由出纳人员签名或盖章，并分别加盖“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等专用章。支付款项的原始凭证，还必须有收款单位和收款人的收款证明。 （6）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款的，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替。 （7）职工因出差借款等事由而填写的借款凭据，必须附在记账凭证之后；收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，但不得退还原借款收据。因为借款和收回借款虽有联系，但又有区别，在会计上需分别进行处理，如果将原借据退还给了借款人，就会损害会计资料的完整性，使其中一项经济业务的会计处理失去依据。 （8）对于职工报销的原始凭证，按规定应该签字的人员必须全部签字，签字必须签全称，不能只签姓；签字人签署姓名后，还应当签署签字的日期；领导签字应当明确表明是否同意报销；有多张凭证都需要签字时，要一张一张分别的签，不能用复写纸同时签。 （9）购买实物的原始凭证，必须有验收证明。实物验收工作由经管实物的人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库单，由实物保管人员验收后在入库单上填写实收数额，并加盖印章；不需要入库的实物，除经办人员在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或者使用人员进行验收，由实物保管人员或者使用人员在凭证上签名或者盖章。 （10）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门名称、日期和文件字号。 （11）增值税专用发票必须按照税务部门的规定填制。
5、连续编号	各种原始凭证必须连续编号，以便查证。如果是已预先印定编号的原始凭证，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应当加盖“作废”戳记，连同存根一起妥善保管，不得撕毁。 一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，只能以其中一联作为报销凭证。作废时，应在各联加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得缺联，不得销毁。
6、书写清楚、规范	填制原始凭证时要使用黑色或蓝色的墨水填写，文字简要，字迹端正，填写整齐规范，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化文字。 （1）填制原始凭证、记账凭证，登记会计账簿，应使用钢笔或碳素笔，用蓝黑墨水或碳素墨水；需要复写的原始凭证和会计报表，可以使用蓝色或黑色圆珠笔和蓝色双面复写纸；按规定需要使用红色字时，可以使用红墨水；复写红字时，要用红圆珠笔和红色双面复写纸。 （2）一式几联的发票和收据，除本身具备复写功能外，必须用双面复写纸套写。 （3）在会计凭证、账簿、会计报表和其他印有横格的会计资料中书写文字和数字时，一般应占格距的二分之一，不要写满格。
7、金额数字填写规范	所有会计资料的金额填写均应小心谨慎，确保符合会计基础工作规范的要求。 （1）凡是需要填写大写和小写金额的原始凭证，大、小写金额必须相符。 （2）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。在会计凭证的合计栏数字前，或在只有一笔数字的前面，应当书写货币币种符号或者货币名称简写，如人民币符号“￥”、美元符号“＄”，并且币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。 （3）在印有位数线的会计凭证、账簿、报表上，每一个格只能写一个数字，不得几个数字挤在一个格里，也不得在数字中间留有空格。在没有位数线的会计凭证里填写数字时，上下位数要对齐。 （4）所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角无分的，角位和分位可写“00”或符号“-”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“-”代替。 （5）汉字大写金额一律使用零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分等，一律用正楷字或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或者“角”字之后应写上“整”或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。如“¥606.00”，大写金额应写为“（人民币）陆佰零陆元整”；“¥606.13”，大写金额应写为“（人民币）陆佰零陆元壹角叁分”。 （6）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。 （7）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如“¥306.60”，汉字大写金额应写成“人民币叁佰零陆圆陆角整”；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如“¥5009.00”，汉字大写金额应写成“人民币伍仟零玖圆整”；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字，如“¥3530.56”，汉字大写金额写成“人民币叁仟伍佰叁拾圆零伍角陆分”，或“人民币叁仟伍佰叁拾圆伍角陆分”。 （8）在填制印有金额栏而没有小写合计项的原始凭证时，不论填写几笔金额，如有空行均应划斜线注销，注销线由金额栏填写的最后一行右下角划至最底一行的左下角。
8、不得随意涂改、刮擦、挖补	原始凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。随意涂改的原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。 （1）如果是记载内容有误，应由出具单位重开或更正，更正时必须在更正处加盖出具单位印章。 （2）如果是填写错误需要更正时，须划线更正，即将写错的文字或数字，用红线划掉，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并加盖经手人印章。 （3）提交银行的各种结算凭证的大小写一律不得更改，如果填写错误，应加盖“作废”戳记，重新填写。

（四）原始凭证的审核

为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计人员必须根据要求严格审核原始凭证。只有经过审核无误的原始凭证，才能作为记账的依据。

1、原始凭证的审核内容

对于原始凭证的审核，主要应从真实性、合法性、合理性、正确性、完整性、及时性五方面进行审核。

 

原始凭证的审核内容
（1）真实性	审核原始凭证所记载的内容是否确有其事，是否已经发生，其内容是否真实、客观地反映了经济业务的本来面目，有无漏记或有意隐瞒的情况。特别要注意的是数字、文字有无伪造、涂改、重复使用和大头小尾、各联之间数字不符等情况。 对于外来原始凭证如发票等，还应审查凭证自身的真实性，例如，是否为税务局的统一发票，防止虚假发票；凭证所记载的经济业务是否真实发生；开出发票的单位是否存在等等。
（2）合法性	审核原始凭证所记载的内容是否符合国家法律、法规的规定，是否符合会计制度的要求，有无违法乱纪的行为。
（3）合理性	审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的要求，是否符合有关的计划、预算和合同，是否符合费用的开支标准等。
（4）正确性	审核原始凭证上各项计算是否准确，大小写金额是否相符。若为收款或付款证明，是否加盖了“收讫”或“付讫”的戳记等。
（5）完整性	审核原始凭证上所记载各项内容是否全面、完整，各项手续是否齐备，凭证上各要素填写是否齐全。此外，还应注意须经上级有关部门或领导批准的经济业务，审批手续是否按规定履行。
（6）及时性	审查原始凭证的填制日期是否与经济业务的发生或完成日期相符，尤其是银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应验证其签发日期。

2、审核结果的处理

根据《会计法》规定，“会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一会计制度的规定更正、补充。”具体来说，经过审核的原始凭证，应区分不同情况进行处理：

如何填制和审核记账凭证

原始凭证虽然是经济业务实际发生的证据，但由于原始凭证种类繁多、数量庞大、格式各异，很难做到分类反映经济业务的内容，所以就必须按照会计核算方法的要求，对原始凭证进行归纳、分类，明确相应的会计分录并填制在记账凭证中，然后根据记账凭证登记账簿，以反映经济业务发生所引起的资产和权益的增减变化。

图 记账凭证的填制程序、内容和用途

记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证编制的、用来明确会计分录、作为记账依据的一种会计凭证。在前面讲述借贷记账法时曾指出，在登记账簿之前，必须按实际发生经济业务的内容编制会计分录，而在会计实务中，会计分录就是通过填制记账凭证来完成的。

一、记账凭证的分类

企业可以根据自己的实际情况选择相应的账务处理程序。而不同的账务处理程序，对记账凭证的要求也是有所不同的。

记账凭证按用途及使用范围的不同，可以分为专用记账凭证和通用记账凭证。

 

专用记账凭证，是按经济业务的某种特定属性定向使用的记账凭证。简单地说，专用记账凭证就是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用记账凭证按其记录的经济业务内容不同，又可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

（1）收款凭证

收款凭证是专门用于登记现金和银行存款收入业务的记账凭证，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员收讫款项的依据。

（2）付款凭证

付款凭证是专门用于登记现金和银行存款支出业务的记账凭证，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员支付款项的依据。

（3）转账凭证

转账凭证是专门用于登记现金和银行存款收付业务以外的业务的记账凭证，是登记有关明细账和总账等账簿的依据。

 

 

通用记账凭证是指各类经济业务共同使用，具有统一格式的记账凭证，适用于对任何经济业务的记录。在经济业务比较简单的企业，为了简化凭证，通常使用通用记账凭证。

 

二、记账凭证的基本内容

在不同的记账方法下，记账凭证的格式有所不同，即使采用的是同一种记账方法，各个单位所使用的记账凭证也有可能不同。但无论哪种格式，都要具备以下一些基本内容，即记账凭证的基本要素。这些基本内容包括：

（1）记账凭证的名称；

（2）填制记账凭证的日期；

（3）记账凭证的编号；

（4）经济业务的内容摘要；

（5）经济业务所涉及的会计科目（包括一级科目、二级或明细科目）、金额及记账方向；

（6）所附原始凭证张数；

（7）填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人（或会计主管人员）签名或盖章。对于收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。

图 记账凭证的基本要素

三、记账凭证的填制要求

为了保证会计信息的质量，会计人员在填制记账凭证时，除了严格做到上述填制原始凭证的相关要求外，还应该注意以下几点：

记账凭证的填制要求
1、填制依据	填制记账凭证的依据必须是审核无误的原始凭证。记账凭证既可以根据每一张原始凭证单独地填制，也可以根据反映同类经济业务的若干张原始凭证汇总填制，还可以根据汇总的原始凭证来填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。另外，用于调整、结账和更正错误的记账凭证可以根据有关账簿记录填制。
2、日期规范准确	填制记账凭证的日期应以财会部门受理会计事项、编制记账凭证的当天为准，年、月、日应写全。 按照权责发生制原则计算收益、分配费用、结转成本利润等调整分录和结账分录的记账凭证，虽然实务中一般要到下月才能编制，在填制记账凭证时仍应填写当月月末的日期，以便在当月的账内进行登记。
3、摘要内容简明规范	记账凭证摘要一方面是对经济业务的简要说明，另一方面也是登记账簿的重要依据。因此，记账凭证的摘要必须针对不同性质的经济业务的特点，考虑到登记账簿的需要，简明扼要地正确填写，让人一目了然。 摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短精练；能使阅读者通过摘要了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，而不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。
4、科目运用准确	记账凭证的会计科目名称及金额的填写要准确完整。会计人员应根据发生的经济业务，选择正确的会计科目编制会计分录。会计科目的使用，应符合国家统一会计制度的规定，不得改变会计科目的核算内容，不得简化或改变会计科目的名称。 填制记账凭证时应填明一级科目名称，设有二级科目或明细科目时，也应填写清楚。一行只能填一个会计科目，借方或贷方金额应与对应的科目在同一行。使用会计科目图章的，应与横格底线平行盖正。
5、金额填写规范	记账凭证的金额数字填写、记账方向必须正确无误，并且符合数字书写规范，角分位不留空白，多余的金额栏应划斜线注销。合计金额的第一位数字前要注明人民币符号（ ¥ ）。
6、凭证顺序编号	填制记账凭证时，必须对记账凭证进行连续编号，不得漏号、重号、错号。记账凭证必须按月编号，每月编号一次，即从每月第一号编起，顺序编至月末。 （1）采用通用记账凭证的，应按经济业务发生的日期顺序统一编号，以本月第一笔业务填制第１号凭证起，至本月最后一笔业务填制第ｘ号凭证为止。 （2）采用专用记账凭证（收款凭证、付款凭证和转账凭证）的，可以采用“字号编号法”，即按凭证类别顺序编号（如收字第×号、付字第×号、转字第×号），或者按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出及转账五类进行编号（如现收第×号，现付第×号，银收第×号，银付第×号，转字第×号）；也可采用“双重编号法”，即按总字顺序编号与按类别编号相结合（如某付款凭证为“总字第×号，付字第×号”等）。 （3）若一笔经济业务需要填制两张或两张以上记账凭证时，可采用分数编号法。如第9号凭证涉及的业务需编制三张记账凭证，这三张凭证编号分别为号、、号，其中9表示业务顺序号，分母3表示该业务顺序号的凭证共有三张，分子1（2、3）表示三张中的第1（2、3）张。
7、凭证附件完整	原始凭证是编制记账凭证的依据。为了证明记账凭证的真实性、合法性，同时也为了便于查核，应将原始凭证附在有关的记账凭证后面，作为它的附件，并在记账凭证上注明附件的张数。所附原始凭证的张数一般以原始凭证的自然张数为准。凡是与记账凭证的经济业务记录有关的每张证据，都应作为原始凭证的附件计数。 （1）如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，应把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。 （2）如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证编号。 （3）如果一张原始凭证所列支出需要由几个单位共同负担，应将其他单位负担的部分，开给对方“原始凭证分割单”进行结算，并将该原始凭证分割单副本附入记账凭证。“原始凭证分割单”必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。 （4）结账和更正错账的记账凭证可以不附原始凭证。
8、划线注销	记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应将金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。 在实务中，如果合计金额栏的金额前填列了“¥”符号，通常就不用划销未用金额栏。
9、签名盖章	记账凭证所涉及的有关人员要按凭证传递顺序逐一签章，以明确经济责任。出纳人员根据收、付款凭证收入款项或付出款项时，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付，出现差错。

表3－7

四、记账凭证的填制方法

填制记账凭证时，首先应认真审核相关的原始凭证，然后根据审核无误的原始凭证所记录的经济业务，运用借贷记账法，确定应借应贷的会计科目和金额，最后再按照记账凭证的内容、格式及填制要求逐项填写。

图 记账凭证的填制程序

收款凭证一般按现金和银行存款分别编制，根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制。其具体填制方法为：

（1）在借方科目栏填入“现金”或“银行存款”（如为现金收款凭证，填写“现金”；如为银行存款收款凭证，填写“银行存款”；

（2）在日期栏填入编制记账凭证的日期；

（3）在凭证编号栏为该笔记账凭证编号；

（4）摘要栏填入经济业务的简要说明；

（5）贷方总账科目、明细科目栏填入引起“现金”、“银行存款”增加的会计事项所使用的总账科目、明细科目；

（6）金额栏填入与会计科目对应的金额数；

（7）所附单据栏写明所附原始凭证的张数，并由有关人员依次签章；

（8）未使用的金额栏以斜线划销（在实务中，如果合计金额栏的金额前填列了“¥”符号，通常就不用划销未用金额栏）。

〔例2－28〕2013年1月3日，企业收到投资者李树的投资款1 000 000元，款项已存入银行（附件1张）。

 

〔例2－29〕2013年1月3日，职工陈大安出差归来，交回剩余款项现金560元（附件2张）。

 

付款凭证的填制方法与收款凭证的填制方法基本相同。不同的只是左上方的应贷账户名称应填列“银行存款”或“现金”，在借方账户栏填写与其对应的账户。

需要说明的是，对于现金与银行存款之间的相互划转业务，如从银行提取现金或将现金存入银行，一般只填制一张付款凭证，即将现金存入银行只编制现金付款凭证，从银行提取现金只编制银行存款付款凭证，而不要再编制银行存款收款凭证或现金收款凭证，目的是为了避免重复记账。

〔例2－30〕2013年1月4日，企业签发现金支票从银行提取现金10 000元备用（附件1张）。

〔例2－31〕2013年1月8日，职工李明出差预借款3 000元，以现金支付（附件1张）。

转账凭证根据有关转账业务的原始凭证填制，其填制方法与收款凭证、付款凭证有所不同。

在填制转账凭证时，应将经济业务中所涉及的全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“总账科目”和“明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。

〔例2－32〕2013年1月9日，企业从科里公司购入甲材料一批，同时取得科里公司开出的增值税专用发票，其上注明价款300 000元，增值税进项税额51 000元，材料已验收入库，款项尚未支付（附件2张）。

通用记账凭证的填制与转账凭证的填制方法基本相同。所不同的是，在凭证编号上，采用按照发生经济业务的先后顺序编号的方法。一笔经济业务涉及两张以上记账凭证时，可以采用分数编号法。

上述【例2－28】至【例2－32】有关收款、付款和转账的业务都可以采用通用记账凭证填制。

 

 

 

 

 

五、记账凭证的审核

记账凭证是登记账簿的依据，为了保证账簿登记的正确性，填制记账凭证的人员自己必须认真审核，同时会计部门应建立相互复核或专人复核记账凭证的制度。

 

根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条的规定，记账凭证发生差错，应当按如下要求处理：

如何设置与登记出纳账簿

通过填制和审核会计凭证，大量的经济业务信息被转化为会计信息记录在记账凭证上。但是，这些记录在会计凭证上的信息还是十分分散的，还不足以把会计主体在某一时期内发生的经济业务全面地、连续地、分类地反映出来。

为了把分散在会计凭证中的大量会计资料加以集中归类反映，为经营管理提供系统、完整的会计核算资料，并为编制会计报表提供依据，就必须设置和登记账簿。设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一。

一、什么是账簿

会计账簿，简称“账簿”，是由具有一定格式的账页组成，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿册。

需要指出的是，账簿与账户有着十分密切的联系。账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在。然而，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此也可以说，账簿是由若干账页组成的一个整体，而开设于账页上的账户则是这个整体中的个别部分，所以，账簿与账户的关系，是形式与内容的关系。

二、账簿的分类

由于各企业的经济业务繁简不同，经济管理的要求不同，所设置账簿的种类也不同。为了更好地了解、掌握和运用各种账簿，有必要对账簿进行分类。

按其用途不同，账簿可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。账簿的用途是指账簿用来登记什么经济业务，以及具体的登记方法。

（1）序时账簿

序时账簿，又称为“日记账”，它是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。

序时账簿按其记录的内容不同，可以分为普通日记账和特种日记账。普通日记账，也叫“通用日记账”、“分录日记账”，是用来记录全部业务的日记账；特种日记账，是专门用来记录某一类型经济业务的日记账，如记录现金收付业务及其结存情况的现金日记账，记录银行存款收付业务及其结存情况的银行存款日记账。

实务中，我国大多数企业一般只设置现金日记账和银行存款日记账两种特种日记账，而不设置普通日记账和其他特种日记账。

现金日记账与银行存款日记账

（2）分类账簿

分类账簿，也称“分类账”，是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映的经济内容详细程度的不同，又分为总分类账簿和明细分类账簿。

①总分类账簿简称“总账”，是按总分类科目（一级科目）开设的，总括反映和监督各项资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等核算资料的账簿。

②明细分类账簿也称“明细账”，是按某个总账科目所属的明细分类科目（二级科目）开设的，用来提供各会计要素详细核算资料的账簿。

明细账是对总账的补充和进一步说明，并受总账的统驭和控制；总账某个项目的总额应与其有关的明细账的金额之和相等。

分类账簿

（3）备查账簿

备查账簿，又称“辅助账簿”，简称“备查簿”，是对某些在日记账和分类账中都不予记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。

设置和登记备查账簿的目的，是在正式账簿之外，提供某些必要的、有用的参考资料或补充信息。例如，“租入固定资产备查簿”用来登记那些以经营租赁方式租入、不属于本企业资产、不能记入本企业固定资产账户的机器设备等；“应收票据备查簿”用来登记本企业已经贴现的应收票据，由于存在或有债务（即尚存在着票据付款人到期不能支付票据款项而使本企业产生连带责任的可能性），而这些应收票据已经不能在企业的序时账簿或分类账簿中反映，所以要登记备查。

注意：

备查账簿，并非每个企业都应设置，而是由各企业根据管理的需要自行确定、自行设计与设置。

备查账簿没有固定的格式，它只是对账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。此外，备查账簿的登记依据可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证，并且备查账簿更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况。

比如，租入固定资产备查簿，它登记的依据主要就是租赁合同和企业内部使用单位收到设备的证明，这二者在企业一般经济业务的核算中是不能充当正式原始凭证的，只能作为原始凭证的附件（如作为支付租金的依据），并且也不需要编制记账凭证；该备查账簿登记的主要内容包括出租单位、设备名称、规格、编号、设备原值、净值、租用时间、月份或年度租金数额、租金支付方式、租用期间修理或改造的有关规定及损坏赔偿规定、期满退租方式及退租时间等。

 

按外表形式的不同，账簿可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。账簿的外表形式是指构成账簿的账页是固定装订成册还是采用散页（即不加以固定）的方式。

（1）订本式账簿

订本式账簿简称“订本账”，是在启用前就已将账页装订在一起，并已对账页进行了连续编号的账簿。实务中，总账、现金日记账和银行存款日记账一般都采用订本账。

订本式账簿

订本账的优点是账页数量及位置固定，能避免账页散失和防止随意抽换账页，因此更能够保证账簿记录的真实性。

订本账的缺点是由于账页页数固定，不能准确地为各账户预留账页，如果预留太多，会造成浪费；预留太少，又会影响连续记录，而且同一本账簿只能由一人登记，不便于分工。

（2）活页式账簿

活页式账簿简称“活页账”，是在账簿登记完毕之前并不固定装订成册，而是装在活页账夹中，可根据实际需要随时增减账页的账簿。当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。活页账簿主要适用于各种明细分类账。

活页账的优点是便于分工记账，可以根据经济业务实际需要随时增减账页，使用比较灵活；缺点是如果管理不善，账页容易散失或被抽换。因此在使用活页账时，也要按规定顺序编号，并定期装订成册或封扎保管，以防止舞弊的产生。

活页式账簿

（3）卡片式账簿

卡片式账簿又称“卡片账”，指将账页所需格式印刷在硬卡上，对每一张卡片进行编号，装在卡片箱内的一种账簿。卡片账的使用灵活，可根据需要随时抽换和增添卡片，跨年度也可以使用。

卡片账实际上也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。它灵活方便，可以使记录的内容详细具体，可以跨年度使用而无须更换账页，也便于分类汇总和根据经营管理上的需要转移卡片。但是，这种账簿的账页容易散失或被抽换，因此在使用卡片账时，应在卡片上进行连续编号，并加盖有关人员的印章；卡片箱应该由专人负责保管，以保证安全。

在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式，因为固定资产在长期使用中其实物形态不变，又可能经常转移使用部门，设置卡片账便于随同实物转移。有些企业在材料和低值易耗品的核算中也使用卡片账。

卡片账

 

按所使用的账页格式不同，账簿可以分三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿三种。

（1）三栏式账簿

三栏式账簿，是设有借方、贷方和余额三个基本栏目，分别用于反映某项资金的增加、减少和结余情况的账簿。

三栏式账簿适用于只需要进行金额核算的经济业务。现金和银行存款日记账、总账以及资本、债权、债务明细账都可以采用三栏式账簿。

三栏式账簿

（2）多栏式账簿

多栏式账簿，是指在账簿的两个基本栏目（借方和贷方），按需要分别设置若干专栏的账簿，如多栏式日记账、多栏式明细账。

多栏式账簿有若干金额栏，主要用于需进行分项目反映的经济业务，以更加详细具体地记载某一小类经济业务的活动情况。收入、费用明细账一般采用这种形式的账簿。

多栏式账簿

（3）数量金额式账簿

数量金额式账簿，是指在借方、贷方和余额三个栏目中，都分别设置数量、单价和金额三个小栏目的账簿。

数量金额式账簿主要适用于既需要进行金额核算又需要进行数量核算的经济业务。材料、库存商品等明细账一般采用数量金额式账簿。

数量金额式账簿

三、账簿的基本内容

在符合国家统一会计制度规定的基础上，企业可以根据自身经济业务的需要设置相应的会计账簿。因此，在实际工作中，账簿的格式是多种多样的。但无论采用何种格式，账簿都应包括封面、扉页、账页三个部分。

账簿的封面主要标明账簿的名称（如总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等）和记账单位名称等内容。

账簿封面

账簿扉页主要包括“账簿启用及交接表”和“账簿目录”两部分。

（1）“账簿启用及交接表” 填列单位名称和账簿名称、账簿启用日期、页数、册次、账簿经管人员、接交记录等。

账簿启用及交接表

（2）“账簿目录”是由记账人员在账簿中开设账页户头后，按顺序登记每个账户的名称和页数，以便于查阅账簿中所登记的内容。如果是活页账簿，由于在账簿启用时无法确定页数，可先将账户名称填写好，待年终装订归档时，再填写页数。

“账簿目录”主要存在于总分类账和明细分类账，现金日记账和银行存款日记账由于记录内容单一，一般没有“账簿目录”。

账簿目录

账页是账簿的主要内容。因反映经济业务内容的不同，账页可有不同的格式，但一般应包括以下几项内容：

（1）账户名称（或称总账科目、明细科目等）；

（2）登记日期栏；

（3）凭证种类和号数栏；

（4）摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；

（5）金额栏（记录经济业务的增减变动及结余情况）；

（6）总页次和分页次。

账页的基本内容

四、启用账簿的要求

设置好账簿后，必须按照一定的规则启用账簿，以保证账簿记录的合法性和会计资料的完整性，明确会计人员的经济责任。

（1）在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。

（2）填写账簿扉页上的“账簿启用及交接表”中关于账簿启用的记录内容，写明单位名称和账簿名称、账簿册数和页数、账簿启用日期、账簿经管人员等，并加盖公章。账簿经管人员（包括单位主管、财务主管、复核和记账人员）均应载明姓名并加盖印章。

（3）启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。

（4）启用活页式账簿，应按账户顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，同时另加目录，记明每个账户的名称和页次。对活页账页平时应注意妥善保管，可用活动的装订器具保存。

（5）对于总账和明细账，一般情况下是无需一个科目设置一本账本的，可以将账本分页使用。在启用账簿时，会计人员应为每一个账户预留一定的页数，同时将每一个账户用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页。假如某一本总账账本从第1页到第10页登记现金账户，就应在目录中写清楚“现金1～10”，并且在总账账页的第1页贴上写有“现金”的口取纸；第11页到20页登记银行存款账户，就应在目录中写清楚“银行存款11～12”，并且在总账账页的第11页贴上写有“银行存款”的口取纸，依此类推。此外，为了登记账簿的方便，在分页使用账簿时，在口取纸选择上也可以用不同颜色将不同账户区分开，以便于登记。

（6）账簿交接时，原经管人员和新接办人员应按规定办理交接手续，并填写账簿交接表，接办人员应签字盖章。

五、账簿登记的规则

登记账簿是会计核算的一项重要基础工作和中心环节，账簿登记是否正确、完整，关系到企业整个会计核算的质量。

为了保证账簿记录的真实、可靠、正确、完整，满足成本计算和编制会计报表的要求，会计人员在记账时，应当遵循《会计基础工作规范》和相关会计法规、制度对登记账簿的相关要求和具体规则。

《会计基础工作规范》规定：“会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。”这就要求记账人员在登记会计账簿之前，首先应当审核记账凭证的合法性、完整性和真实性。

登记会计账簿时，必须将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账簿内，并做到内容完整、数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

在将某一张记账凭证上的业务登记入账后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号（如“√”），表示已经记账，以免发生漏记或重记。

账簿的文字、数字书写应端正、标准、清晰，上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。这样一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。

 

登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不能使用铅笔或圆珠笔（银行的复写账簿除外）书写。红色数字在会计核算中代表着负数，或是对蓝色、黑色数字的冲减。但是，下列情况可以用红色墨水记账：

登记账簿时，应按账簿的页次顺序进行连续登记，不得跳行、隔页，也不得在行上或行下任意填写。如果发生跳行、隔页，应该将空行空页画红色对角线注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。

 

凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“”（在０中间划一线）表示；现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页的摘要栏内注明“过次页”字样，在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额，也不需要结计本年累计发生的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

账簿记录发生错误时，不得刮、擦、挖补，随意涂改或用退色药水更改字迹，不准重新抄写，应根据错误的情况，按规定的方法进行更正。

六、出纳日记账的设置与登记

出纳日记账主要包括现金日记账和银行存款日记账。为了能够清晰地反映现金和银行存款的发生或完成情况，每一个企业都要设置现金日记账和银行存款日记账，用以逐日核算和监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。

注意：现金和银行存款是流动性最强的资产，为了维护企业货币资金资产的安全与完整，现金日记账和银行存款日记账一律采用订本式账簿，不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

现金和银行存款日记账的账页格式一般为三栏式，即在金额栏设置借方栏、贷方栏和余额栏三个基本栏目，分别反映现金的收入、支出和结余情况。为了清晰地反映现金和银行存款收付业务的具体内容，在“摘要”栏后，还可以专设“对方科目”栏，登记对方科目名称。

现金日记账通常由出纳人员根据与现金收付款有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记。

登记现金日记账要做到日清月结，即每日业务终了，必须结出当天余额，并与库存现金实存数相核对；每月业务终了，要结出月末余额，并与现金总账的月末余额相核对。

 

银行存款日记账，应按各种存款分别设置，其格式与现金日记账基本相同。由于银行存款的收付都是根据特定的银行结算凭证进行的，因此有些版本的银行存款日记账，会在“对方科目”与“收入”金额栏之间（或其他适当位置）增加“结算凭证”一栏，用于标明每笔业务的结算凭证及编号。结算凭证种类应根据银行存款收付款凭证所附的银行结算凭证登记，并可以简写为“现支”（现金支票）、“转支”（转账支票）、“信汇”（信汇凭证）、“现存”（现金存款单）、“进账单”（转账存款的进账单）和“委收”（委托银行收款）等。结算凭证号数，可根据银行结算凭证的编号登记。

银行存款日记账的登记方法与现金日记账基本相同，它是由出纳人员根据与银行收付款有关的记账凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记。值得注意的是，如果采用的是专用记账凭证，对于现金存入银行的业务，由于只填制现金付款凭证，不填制银行存款收款凭证，因而银行存款的收入数应根据现金付款凭证登记。

登记银行存款日记账时，也应做“日清月结”，以便于检查监督各项收支款项，并便于定期同银行对账单逐笔核对。

如何对账与结账

期末如月末、年末等，出纳人员要做好结账和对账工作，为会计部门编制会计报表做好准备。

1、如何对账

对账就是核对账目，是指出纳人员为了保证账簿记录的正确性而进行的有关账项核对工作。对账是会计工作的一项重要内容。

对账分为日常核对和定期核对两种。日常核对主要是指在登记凭证时对原始凭证的核对和在登记账簿时对记账凭证的核对；定期核对则是指在期末结账前，对凭证、账簿记录等进行的核对。

根据《会计法》的规定，账目核对要做到账实相符、账证相符、账账相符。也就是说，对账的主要内容包括账证核对、账账核对、账实核对三个方面。

（1）账证核对

账证核对是指将账簿记录与原始凭证、会计凭证相核对，即将现金日记账和银行存款日记账与有关原始凭证、记账凭证相核对。

收、付款凭证是登记现金日记账的依据，账目和凭证应该是完全一致的。但是，在记账过程中，由于工作粗心等原因，往往会发生重记、漏记、记错方向或记错数字等情况。账证核对要按照业务发生的先后顺序一笔一笔地进行。检查的项目主要是：核对凭证编号；复查记账凭证与原始凭证，看两者是否完全相符；查对账证金额与方向的一致性；检查如发现差错，要立即按规定方法更正，确保账证完全一致。 

（2）账账核对

账账核对是对各种账簿之间的有关记录进行核对，以做到账账相符。对于出纳人员来说，账账核对的具体内容包括现金日记账与现金总账的核对、银行存款日记账与银行存款总账的核对、出纳报告单与总账的核对。

（3）账实核对

账实核对是对各种财产物资的实有数、款项等与账面余额进行核对。出纳人员的账实核对一般通过财产清查的方法进行。

出纳人员在每天业务终了以后，应自行清查账款是否相符。首先结出当天现金日记账的账面余额，再盘点库存现金的实有数，看两者是否完全相符。在实际工作中，凡是有当天来不及登记的现金收、付款凭证的，均应按“库存现金实有数＋未记账的付款凭证金额－未记账的收款凭证金额＝现金日记账账存余额”的公式进行核对。反复核对仍不相符的，即说明当日记账或实际现金收、付有误。在这种情况下，出纳人员一方面应向会计负责人报告，另一方面应对当天办理的收、付款业务逐笔回忆，争取尽快找出差错的原因。 

2、如何结账

为了总结一定时期内（如月份、季度、年度）的经济活动情况，企业必须按月、季、年进行结账，为编制会计报表做准备。

（1）什么是结账

所谓结账，就是指把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结算出本期发生额合计和余额，并将余额结转下期或者转入新账（期末余额结转到下期即为下期期初余额）。

简单地说，结账就是结清账目，即把一定时期内发生的全部经济业务结算清楚，将各账户借方发生额和贷方发生额进行合计，分别得出借方、贷方的期末余额，最后划红线作结。

（2）结账的准备

结账前，出纳人员先查明本会计期间内所发生的所有款项收付业务是否都已取得原始凭证，是否已编制收付款凭证并已登记入账，账证、账账、账实是否相符，对于在对账过程中发现的问题，应及时处理后才能结转。

（3）结账的方法

出纳人员的结账分为日结、月结和年结三种，一般采用划线结账法，就是在结账的会计期间的最后一笔记录之下，结出本会计期间内的本期发生额和期末余额，并通栏划单红线（月结或季结）或双红线（年结），表示会计期间账簿记录已经结束。若无余额的，可在“借或贷”栏内注明“平”字，并且在“余额”栏内注明“”符号（即在0上划一横）。

①日结

现金、银行存款日记账应做到“日清月结”，即既要按日结出余额，也要按月结出余额。“日结”一般自然进行，既可逐笔结计余额，也可每隔五笔结一次余额。每日的最后一笔应自然结出当日余额，不必另起一行。

有的出纳人员在“日结”时，总是另起一行，摘要栏内红字居中书写“本日合计”（只有摘要栏用红字，金额栏不用红字，下同），同时结出本日收入合计、支出合计及结存余额。这样做当然可行，只是一个月内要另起一行写出二十几个“本日合计”，既占篇幅，又没必要。

    ②月结

 “月结”，就是在本月最后一笔记录下面划一条通栏单红线，表示本月结束；然后在下一行的摘要栏中用红字居中书写“本月合计”或“×月合计”，同时在该行结出本月发生额合计及余额；如果没有余额，就在借、贷栏内写“平”字，余额栏内写“0”或 “”；最后，在“本月合计”行下面再划一条通栏单红线，表示完成月结工作，以便与下月份发生额划分清楚。

 

如果需要结出本年累计发生额，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在本月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。

③年结

办理年结，要在第12月的月结下面一行，结算出全年借贷方发生额和期末余额，并在摘要栏内注明“本年合计”字样；最后，在合计数下划两条通栏红线，表示完成年结工作。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下面通栏划双红线。

（4）更换账簿

年终结账后，现金日记账和银行存款日记账都应当要更换新账。在年度更换账簿时，应在下一个会计年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏内注明“上年结转”。

如何更正错账

在填制会计凭证或登记账簿时，发生一些错误总是难免的。在发现错账时，应根据规定的方法进行更正，不得随意涂改、挖补。

更正错账的方法包括三种，划线更正法、红字更正法和补充登记法。

（一）划线更正法

划线更正法，又称红线更正法，是指将原错误记录用红线划销，并在其上方进行更正的方法。

1、适用范围：在结账之前，如果发现账簿记录有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属登账时文字或数字上的错误，如记错金额、入错账户或登错记账方向等，可以采用划线更正法。

2、更正方法：先在错误的文字或数字上划一条红线（注意被划销的部分应可辨认以便审查），表示错误内容已被注销，然后将正确的文字或数字写在被注销的文字上端空白处，并由记账人员在更正处签章，以明确负责。

3、注意事项：在划线时，如果是文字错误，可以只划掉错误部分，不必将其他文字也划去；如果是数字错误，应将全部数字划掉，不得只划错误数字，并应保持划掉的字迹仍能辨认出来。例如，将136.70元误记为316.70元，采用划线更正法时，应将“316.70”全部划销，然后在其上方记录“136.70”，而不能只将其中的“31”改为“13”。

（二）红字更正法

红字更正，又称红字冲销。在会计核算中，红字表示对原有记录的冲销，它是指用红字冲销或冲减原有的错误记录以调整记账错误的一种方法。

红字更正法主要适用于以下两种情况：

1、记账之后，发现原记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，如会计科目名称错误、借贷金额错误或科目、金额同时错误等，并且已按错误的会计凭证登录账簿，从而造成账簿记录错误的，可以采用红字更正法。

更正方法是：首先用红字填制一张内容与原记账凭证（即发现有错误的那张记账凭证）完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某年某月某日某号凭证”字样，以冲销原错误记录；然后再用蓝字重新填写一张正确的记账凭证，注明“订正某年某月某日某号凭证”，并据以登记入账。这样就可以把原来的差错更正过来。

 

【例2－33】某企业以现金支付招待费3 800元。在填制记账凭证时，误记入“银行存款”科目，并已登记入账：

借：管理费用    　　　　　　3 800

贷：银行存款　　          3 800

当发现记账错误时，先用红字编制一张与该错误记账凭证完全相同的记账凭证，并登记入账，以冲销原错误记录。

借：管理费用    　　　　　　3 800

贷：银行存款　　          3 800

（方框表示红字）

然后，用蓝字填制一张正确的记账凭证，并登记入账。

借：管理费用    　　　　　　3 800

贷：库存现金     　　          3 800

 

2、记账之后，如果发现原来记账凭证中应借、应贷科目、记账方向都没有错误，只是所记金额大于应记的正确金额，这时也可以用红字更正法。

更正方法是：将多记的金额，即正确金额与错误金额之间的差额，用红字填制一张与原错误凭证的记账方向、会计科目完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账。

 

【例2－34】某企业用银行存款归还前欠货款17 000元。在填制记账凭证时，误将金额写成117 000元，并已登记入账，即编制的会计分录为：

借：应付账款　　　　   117 000

贷：银行存款　　　      117 000

更正时，将多记金额100 000元，用红字金额填制如下记账凭证，并登记入账，以冲销多计金额。

借：应付账款　　　　　   100 000

贷：银行存款　　　　      100 000

（注：方框表示红字）

 

（三）补充登记法

补充登记法又称补充更正法。在记账以后，发现记账凭证填写的金额小于实际金额时，可以采用补充登记法进行更正。

更正时，可将少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证的记账方向、会计科目相同的记账凭证，在摘要栏注明“补充×月×日×号凭证少记金额”，并据以登记入账。

 

【例2－35】出纳人员支付营业税金4 400元。在填制记账凭证时，出纳人员错误地将金额写成3 500元，并已登记入账。也就是说,原来的会计分录为:

借：应交税金――应交营业税              3 500

贷：银行存款                           3 500

当发现上述错账时，可将少记的900元再编制一张记账凭证，并据以登记入账，以补足少计金额。

借：应交税金――应交营业税              900

贷：银行存款                          900

 

如何编制出纳报告

出纳人员记账后，应根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账等核算资料，定期编制“出纳报告单”和“银行存款余额调节表”，报告本单位一定时期现金、银行存款、有价证券的收、支、存情况，并与总账会计核对期末余额。

1、出纳报告的基本格式

出纳报告属于企业的内部报告，并没有一个固定的形式。但是，无论采取哪种报告形式，其基本内容都应当包括“上期结存”、“本期收入”、“本期支出”和“期末结存”等基本项目。常用的出纳报告格式如下表所示。

                         出纳报告单

单位名称                年  月  日至    年  月  日                编号：

项目		上期结存	本期收入	本期支出	本期结存	备注
现金	人民币
	美元
银行存款	人民币户
	美元户
其他货币资金	外埠存款
	银行本票
	银行汇票
	信用卡
有价证券	股票
	国债
合计

主管：              记账：              复核：                出纳：

2、出纳报告单的填制

通常情况下，出纳报告单的报告期可与本单位总账会计汇总记账的周期相一致。比如，如果本单位总账5天汇总一次，则出纳报告单5天编制一次；如果本单位总账10天汇总一次，则出纳报告单10天编制一次。

但是，如果因为单位内部管理需要或者本单位货币收支数量较大，那么出纳报告单就可以根据现金和银行存款的情况每日一报。

出纳报告单上的内容必须与出纳日记账等有关明细账和备查账簿的内容相符，保证其出纳信息的真实、完整和准确。

如何办理工作交接

出纳工作交接是指出纳人员因工作调动、因故离职、岗位轮换、外出学习、休假、出差等原因离开出纳岗位，将有关工作和资料移交给接任出纳人员的工作过程。《会计基础工作规范》规定，会计人员工作调动或因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续的，不得调动或离职。

1、工作调动或离职的工作交接

出纳人员工作调动或者离职时，与接管人员办清交接手续，是出纳人员应尽的职责，也是分清移交人员与接管人员责任的重大措施。办好交接工作，可以使出纳工作前后衔接，可以防止账目不清、财务混乱的现象。 出纳人员因工作调动或离职，必须做好以下交接工作：

出纳人员办理移交手续时，必须由监交人监交。监交人一般为会计主管，或由会计部门负责人指定某一会计人员监交。接交人员要按照移交人员编制的移交清册，当面逐项点收。对需要继续办理的事项和移交中说明的问题，需移交人补充书面材料的，要当面补上。移交清册一式三份，分别由移交人、接交人、监交人签章后留执。监交人所执一份可存档，接交人留执的一份待日后离岗时再移交下去。

2、由他人暂时顶替工作的交接

《会计基础工作规范》规定：会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，会计机构负责人、会计主管人员或者单位领导人必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的，应当与接替或者代理人员办理交接手续。

根据规定，出纳人员因休假、外出学习、公差等临时离岗期间，应视顶替时间长短等具体情况办理部分交接手续。若是临时顶替，为了不误现金支付和各种款项结算，可留部分现金，由顶替人员出具收条，待出纳人员回来时再按凭证列出账目，结清支出与现金核对后办理交接。若是出纳员离岗时间较长，甚至需顶替人员处理账务的，则要将现金日记簿、银行存款日记账、印章、支票簿等日常业务的账本及单据书面移交顶替人员，出纳员回来后再作书面移交手续。

3、由他人兼办出纳工作的交接

有的单位未设专职出纳员，而是由指定的会计人员知兼办出纳业务工作。此种类型要坚持两个原则：一要坚持钱账分管的原则；二要坚持《会计法》所规定的 “出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作”的原则。兼办出纳员离职时，属于工作调动等永久性离岗的，必须全面办理交接手续；属于临时离岗的，应与顶替人员办理部分交接手续。

出纳员工作交接范本

移交原出纳员XXX，因工作调动（或离职） ，财务部已决定将出纳工作移交给YYY接管 。现办理如下交接 ：

　　一、交接日期：20XX年XX月XX日

　　二、具体业务的移交

　　1．库存现金：XX 月 XX 日账面余额 xx 元，实存相符，日记账余额与总账相符；

　　2．银行存款余额 xxx 万元 ，经银行对账单核对相符。

　　三、移交的会计凭证、账簿、文件

　　1．本年度现金日记账一本；

　　2．本年度银行存款日记账二本；

　　3．空白现金支票 XX 张 （XX号至 XX 号）；

　　4．空白转账支票 XX 张 （XX号至 XX 号）；

　　5．托收承付登记簿一本；

　　6．付款委托书一本；

　　7．电汇登记簿一本；

　　8．保险柜暂存物品细表一份，与实物核对相符；

　　9．银行对账单 1～8 月份8 本。

　　四、印鉴

　　1．XX 公司财务处转讫印章一枚；

　　2．XX 公司财务处现金收讫印章一枚 ；

　　3．XX 公司财务处现金付讫印章一枚 。

　　五、交接前后工作责任的划分

　　 20XX 年XX月XX日前的出纳责任事项由XXX负责；20XX 年XX月XX 日起的出纳工作由YYY负责 。 以上移交事项均经交接双方认定无误。

　　六、本交接书一式三份，双方各执一分，存档一份

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　       　　　　移交人：XX（签名盖章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　接管人：XX（签名盖章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　监交人：XX（签名盖章）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　XX 公司财务部 （公章 ）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　20XX年XX月XX日

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