北京国家会计学院继续教育讲义：出纳如何办理现金业务

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北京国家会计学院继续教育讲义：出纳如何办理现金业务

如何规范使用现金

现金有广义和狭义之分。其中，狭义的现金是指企业所拥有的硬币、纸币，即由企业出纳人员保管的作为零星业务开支之用的库存现款。广义的现金则包括库存现款和视同现金的各种银行存款、流通证券等。

我国会计范畴中采用的是狭义的现金概念，所以又称为库存现金，是指存放在企业并由出纳人员保管的现钞，包括库存的人民币和各种外币。

1、现金的使用范围

根据现金结算制度的规定，企业收支的各种款项，必须按照国务院颁布的《现金管理暂行条例》的规定办理，在规定的范围内使用现金。

在日常资金结算工作中，企业应按上述范围严格控制现金支出。不属于上述现金结算范围的款项支付，一律通过银行转账结算。

2、库存现金限额

库存现金限额，是指为了保证企业日常零星开支的需要，所允许企业留存现金的最高数额。

 

3、现金收支管理

按照《现金管理暂行条例》，企业在办理日常现金收支业务时要严格遵循以下规定：

如何收取与支出现金

根据国家现金管理制度的规定，企业可在一定范围内收取现金。企业的现金收入主要包括：由于销售商品、提供劳务而取得的，不能转账的单位或个人的收入；单位内部或职工交回的差旅费剩余款、赔偿款、备用金退回款；不足转账起点(起点为100元)的小额收入等。 除上述项目可直接收入现金外，其余收款业务原则上都须通过银行转账结算。

1、收取现金的流程

不同企业的业务性质和规模不同，其现金收入的性质与规模也不同，通常情况下，出纳收入现金，须凭现金收款凭证收款，其大体流程如下：

 

2、现金支付的程序

在支付现金时，出纳人员一定要小心谨慎，避免出现任何差错。否则，不但会给企业造成损失，也会给个人带来损失。

在实务中，现金支付可以分为主动支付和被动支付两种情形。这两种情形的现金支付程序是不一样的。

（1）主动支付

主动支付，是指出纳部门主动将现金付给收款单位和个人，如发放工资、奖金、薪金、津贴以及福利等现金支出。其具体程序如下：

（2）被动支付

被动支付，是指收款单位或个人持有关凭据到出纳部门领取现金，出纳人员根据相关规定和凭证支付现金。其具体程序为：

 

如何开具发票和收据

   在收取款项时，企业通常需要开具发票（包括普通发票和增值税专用发票）和收据，并以此作为记账依据。

1、普通发票

发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款项凭证。企业要从事正常的生产经营活动，一方面要向收款方索取发票，同时也要向付款方开具发票。

Ø         发票只限于用票单位和个人自己填开使用，不得转借、转让、代开发票；未经国家税务机关批准，不提拆本使用发票。

Ø         企业只能按照国家税务机关批准印制或购买的发票使用，不得用“白条”和其他票据代替发票使用，也不得自行扩大专业发票的使用范围。　

Ø         发票只准在购领发票所在地填开，不准携带到外县(市)使用。到外县(市)从事经营活动，需要填开普通发票的，按规定可到经营地国家税务机关申请购买发票或者申请填开。

Ø         凡销售商品，提供服务以及从事其他经营业务活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应如实向付款方填开发票，不能按购货人的要求填写，经办人的签章和单位的公章都要盖全；但对收购单位和扣缴义务人支付个人款项时，可按规定由付款单位向收款个人填开发票；对向消费者个人零售小额商品或提供零星劳务服务，可以免予逐笔填开发票，但应逐日记账。

Ø         使用发票的单位和个人必须在实现经营收入或者发生纳税义务时填开发票，未发生经营业务一律不准填开发票。

Ø         发票的基本联次为三联。第一联为存根联，由开票方留存备查；第二联为发票联，交付款单位；第三联为记账联，作为开票方记账的原始凭证。

Ø         填开发票应使用中文，也可以使用中外两种文字。

Ø         单位和个人填开发票时，必须按照规定的时限、号码顺序填开。填写时必须项目齐全、内容真实、字迹清楚，全部联次必须用双面复写纸一次套写完成，各联内容完全一致，并加盖单位财务印章或者发票专用章。

Ø         填制普通发货票首先要写清购货单位的名称全称，不能过于简略（如仅填写××公司，不写明是××市公司还是××县公司），然后按凭证格式和内容逐项填列齐全。

Ø         发票开具完毕并经复核无误后，将发票的存根联保留在发票本上，以备查询，然后撕下发票联交购货单位收执，撕下记账联作为填制记账凭证的依据。

Ø         对于填开发票后，发生销货退回或者折价的，在收回原发票或取得对方国家税务机关的有效证明后，方可填开红字发票。

Ø         用票单位和个人填错发票，应书写或加盖“作废”字样，完整保存各联备查。

Ø         用票单位和个人丢失发票应及时报告主管国家税务机关，并在报刊、电视等新闻媒介上公开声明作废，同时接受国家税务机关的处理。　

 

【例3－1】2013年3月6日，收到陈建安交来的购买113#电动钻头款，每套1300元，共3套。根据该项业务开出的普通发票如图所示：

2、增值税专用发票

增值税专用发票只有增值税一般纳税人和税务机关为增值税小规模纳税人代开时才使用。由于我国的增值税实行凭票抵扣税款制度，因此这里的增值税专用发票已经不仅仅只是商事凭证，也是税款缴纳和抵扣的凭证。

增值税专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销货发票，一般是一式三联，第一联留存销货方，第二联和第三联交给购货方。第一联是记账联, 是销货方发票联，是销货方的记账凭证，也就是销货方作为销售货物的原始凭证，在票面上的“税额”指的是“销项税额”，“金额”指的是销售货物的“不含税金额价格”.第二联是抵扣联（抵扣联是购货方用来抵扣进项税额使用的）； 第三联是发票联（发票联是购货方用来记账用的）。

购货单位向一般纳税人购货，应取得增值税专用发票，因为只有专用增值税发票税款抵扣联支付的进项税才能在购货单位作为“进项税额”列账，销货单位也不漏税，否则销货单位就会漏税，给国家带来损失。

【例3－2】2013年3月8日，企业向华生电子公司销售乙产品150件，单价1400元，总价210 000元，增值税35 700元，开出的增值税专用发票如图所示：

3、收据

收据是企业经常使用的经济凭证，一般是在不需要或暂时无法开具发票而又必须有凭证的时候开具的。收据由出纳人员负责填制。

    收据的基本联次为一式三联，第一联为存根联，第二联为收据联（交由对方报销、记账用），第三联为记账联（本单位记账用）。全部联次必须用双面复写纸一次套写完成。

    在填制收据时，应逐项填写开具收据的日期、经济事项描述（交款人、收款事由）、金额（大小写）、经办人员签章并加盖单位财务专用章。

收据开具完毕，应当进行复核检查，防止发生差错，然后将收据的第一联（存根联）保留在收据本上；撕下收据的第二联（收据联）交付付款单位或个人；撕下收据的第三联（记账联）交由会计人员作编制记账凭证的依据。

【例3－3】2013年3月9日，收到鸿运公司交来的违约金50 000元，依据该业务开具相应的收据，填制完成作为编制记账凭证依据的原始凭证的收据记账联如图所示。

除了上述所说的收据外，很多企业都会自己制作一些内部收据，用于证明收取企业内部职工交来的款项。内部收据的填制方法与收据基本一致。

【例3－4】企业收到生产车间王生交来的违章操作罚款300元，依据该业务开具的作为编制记账凭证依据的原始凭证的内部收据如表4－4所示。

如何办理借款与报销手续

在实务中，与现金付款业务有关的原始凭证主要包括从外单位取得的发票和收据、单位内部员工因出差等事由的借款单、费用报销单、差旅费报销单等。

1、借款单

借款单一般适用于单位内部员工为购买零星办公用品或出差等原因而向财务部借款等事项。借款单并没有特定的格式，可以到商店统一购买，也可以由企业自行编制。

2、费用报销单

费用报销单是单位内部员工为单位购买零星物品，以及单位职工向单位办理医疗费等费用报销时使用的单据。

同样，费用报销单也没有特定的格式，可以到商店统一购买，也可以由企业自行编制。在填制时，应将相关的原始凭证附于“原始凭证黏贴处”。

3、差旅费报销单

    差旅费报销单是单位出差人员根据车（机）票、住宿发票等外来原始凭证填制的、用来报销差旅费和出差补贴费的原始凭证，它是费用报销单的一种特殊形式。

出差人员出差回来报销费用时，首先应到财务部门领取差旅费报销单，如实填写报销单的有关内容，如出差事由，出差起止日期、车船及住宿单据种类与张数等，并将有关车票、机票、住宿发票等原始单据粘贴在报销单的背后，经所在部门和单位有关领导批准签字后送财务部门报销；财务部门根据企业的差旅费报销方法，审查费用报销情况是否符合标准，所附单据是否真实；经审核无误后，财务部门将结算出报销费用总额，然后交由出纳人员具体办理现金收付。

 

如何提取与送存现金

到银行提取现金与送存现金是出纳人员的一项日常工作。

1、提取现金

当企业需要用现金支付而库存现现金小于库存现金定额而需要现金补足时，按规定可以从银行提取现金。提取现金的流程如下：

 与一般签发现金支票不同，企业向银行提取现金，其收款人和签发人都是本企业。提现时，现金支票的背面还要有取款单位或取款人背书，签章必须与银行预留印鉴相符。

 

 

2、送存现金

根据规定，对于企业当天收入的现金或超过库存限额的现金，出纳人员应在下班前将超过限额的现金及时送存开户银行。如果收进的现金是银行当天停止收款以后发生的，也应在第二天送存银行。当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间。送存现金的流程如下：

将现金存入银行时，应填制《现金解款单》。《现金解款单》为一式三联或一式二联，交款日期必须填写交款的当日,收款人名称应填写全称。款项来源要如实填写,大小写金额的书写要标准,券别和数额栏按实际送款时各种券面的张数或券枚填写，然后将款项同解款单一并交银行收款柜收款。银行核对后盖章，并将第一联(回单)交存款单位作记账凭证。

 

 

如何清查现金

库存现金的清查主要是通过实地盘点法确定企业库存现金的实存数，然后与现金日记账的账面余额进行核对，以便查明账实是否相符及长款或短款情况。

一般来说，现金清查多采用突击盘点方法，不预先通知出纳人员，以防出纳人员预先做手脚；盘点时间最好选择在一天业务没有开始之前或一天业务结束后，由出纳人员将截止清查时点的现金收付账项全部登记入账，并结出账面余额。这样可以避免干扰正常的业务。

为了明确经济责任，在清查现金时出纳人员必须在场，并且不能用不具有法律效力的借条、收据等抵充库存现金。

现金盘点后，应根据现金盘点的结果及与现金日记账核对的情况，填制“现金盘点报告表”，填列账存、实存以及溢余或短缺金额，并说明原因，上报有关部门或负责人进行处理。

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