如何填制和审核会计凭证

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如何填制和审核会计凭证

如何填制和审核会计凭证
会计凭证是记录经济业务发生和完成情况，明确经济责任的书面证明，并作为登记账簿依据的证明。简单说，会计凭证就是用来记账的依据，每一项经济业务都要有书面证明才可记账，而这种证明就是会计凭证。

会计凭证形式繁多，按其用途和填制程序的不同，可分为原始凭证和记账凭证。

 

如何填制和审核原始凭证
原始凭证又称为“原始单据”，是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务已经发生或完成的原始证据，是进行会计核算的原始资料。

（一）原始凭证的分类

原始凭证按其来源划分，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。

1、外来原始凭证

外来原始凭证，是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如购买商品取得的普通发票、增值税专用发票等，对外单位支付款项时取得的收据，职工出差取得的飞机票、火车票等。

 

图：增值税专用发票

 

 

图：增值税普通发票

 

图：普通发票

2、自制原始凭证

自制原始凭证，是指由本单位内部经办业务的有关人员，在某项经济业务完成时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。如商品、材料验收入库时，由仓库保管人员填制的入库单；生产部门领用材料时填制的领料单；商品销售时开出的提货单；计算工资时填制的工资结算单；因出差等事由预支款项填制的借款单等。

按照填写方式的不同，自制原始凭证又可以分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证四种。

（1）一次凭证，如收料单、领料单、借款单等。一次凭证是指只反映一项经济业务，或者虽然同时反映若干项同类性质的经济业务，但其填制手续是一次完成的，并且这种已填列的凭证不能再重复使用。

 

 

 

 

（2）累计凭证，如限额领料单等。累计凭证是指在规定期限（如一个月）内，随着经济业务的多次、连续发生，分次填列，连续反映某一种经济业务，能够多次使用的自制原始凭证。累计凭证直到期末求出总数以后，才能最后完成凭证的填制手续，才作为记账的原始依据。

 

 

（3）记账编制凭证，如在计算产品成本时，根据制造费用明细账编制的 “制造费用分配表”。记账编制凭证是根据账簿记录和经济业务的需要编制的一种自制原始凭证。企业自制的原始凭证，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并盖章，但自制的记账编制凭证，则是根据已经完成的账簿记录而填制的。

（4）汇总原始凭证，如发出材料汇总表、工资结算汇总表等。汇总原始凭证又称原始凭证汇总表，是指在会计核算中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证加以汇总编制成一张汇总原始凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证。需要注意的是，汇总原始凭证只能将同类经济业务汇总填列在一张汇总凭证中，而不能将两类或两类以上的不同经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。

 

（二）原始凭证的基本要素

原始凭证是记账的依据，是会计核算最基础的原始资料。要保证会计核算工作的质量，首先必须保证原始凭证的质量，必须正确地填制原始凭证。

由于各类经济业务内容和经济管理要求的不同，原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样的。但是，所有的原始凭证，都要具备一些共同的基本内容（也称为原始凭证的要素），主要包括：

（1）原始凭证的名称；

（2）填制凭证的日期；

（3）填制凭证单位名称或者填制人姓名；

（4）经办人员的签名或者盖章；

（5）接受凭证单位名称；

（6）经济业务内容摘要；

（7）经济业务发生的数量、单价和金额。

 

 

 

（三）原始凭证的填制要求

不同类型的经济业务，其填制或取得的原始凭证的格式是不同的，其具体的填制方法和内容也不相一致。但是，无论是哪种类型的原始凭证，在填制时都应遵守一些基本要求（见表3－1）。

原始凭证的填制要求
 
1、真实正确
 原始凭证必须以实际发生的经济业务为依据。凭证上所记载的每一项经济业务内容和金额，都必须与经济业务发生的实际情况完全相符，不允许以任何手段弄虚作假，伪造、变造原始凭证，也不能乱估数字。
 
2、内容齐全
 原始凭证的基本内容应填写齐全，不得遗漏或简略。经办业务的有关部门和人员要认真审查，并签名盖章。内容不齐备的原始凭证是无效的，不能作为经济业务的合法证明。
 
3、填制及时
 会计核算的及时性原则要求企业的会计核算应当及时进行，不得提前或延后。在经济业务发生后，要及时的取得或填制原始凭证，据以编制记账凭证、登记账薄，保证会计信息的时效性。

及时地填制或取得原始凭证，可以最大限度的保证凭证记录的准确性，为会计凭证下一步的传递奠定基础。否则，事后补填原始凭证，容易对原经济业务的记录产生误差，并为造假提供了可乘之机。
 
4、手续完备
 原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的真实性。

（1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章，其中发票和收据还必须盖有税务部门或财政部门监制章。

（2）从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。

（3）单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员的签名或者盖章。

（4）对外出示的原始凭证必须加盖本单位公章。所谓“公章”，应是具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印章，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章、结算专用章等。

（5）收、付款项的原始凭证应由出纳人员签名或盖章，并分别加盖“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等专用章。支付款项的原始凭证，还必须有收款单位和收款人的收款证明。

（6）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款的，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替。

（7）职工因出差借款等事由而填写的借款凭据，必须附在记账凭证之后；收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，但不得退还原借款收据。因为借款和收回借款虽有联系，但又有区别，在会计上需分别进行处理，如果将原借据退还给了借款人，就会损害会计资料的完整性，使其中一项经济业务的会计处理失去依据。

（8）对于职工报销的原始凭证，按规定应该签字的人员必须全部签字，签字必须签全称，不能只签姓；签字人签署姓名后，还应当签署签字的日期；领导签字应当明确表明是否同意报销；有多张凭证都需要签字时，要一张一张分别的签，不能用复写纸同时签。

（9）购买实物的原始凭证，必须有验收证明。实物验收工作由经管实物的人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库单，由实物保管人员验收后在入库单上填写实收数额，并加盖印章；不需要入库的实物，除经办人员在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或者使用人员进行验收，由实物保管人员或者使用人员在凭证上签名或者盖章。

（10）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门名称、日期和文件字号。

（11）增值税专用发票必须按照税务部门的规定填制。
 
5、连续编号
 各种原始凭证必须连续编号，以便查证。如果是已预先印定编号的原始凭证，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应当加盖“作废”戳记，连同存根一起妥善保管，不得撕毁。

一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，只能以其中一联作为报销凭证。作废时，应在各联加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得缺联，不得销毁。
 
6、书写清楚、规范
 填制原始凭证时要使用黑色或蓝色的墨水填写，文字简要，字迹端正，填写整齐规范，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化文字。

（1）填制原始凭证、记账凭证，登记会计账簿，应使用钢笔或碳素笔，用蓝黑墨水或碳素墨水；需要复写的原始凭证和会计报表，可以使用蓝色或黑色圆珠笔和蓝色双面复写纸；按规定需要使用红色字时，可以使用红墨水；复写红字时，要用红圆珠笔和红色双面复写纸。

（2）一式几联的发票和收据，除本身具备复写功能外，必须用双面复写纸套写。

（3）在会计凭证、账簿、会计报表和其他印有横格的会计资料中书写文字和数字时，一般应占格距的二分之一，不要写满格。
 
7、金额数字填写规范
 所有会计资料的金额填写均应小心谨慎，确保符合会计基础工作规范的要求。

（1）凡是需要填写大写和小写金额的原始凭证，大、小写金额必须相符。

（2）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。在会计凭证的合计栏数字前，或在只有一笔数字的前面，应当书写货币币种符号或者货币名称简写，如人民币符号“￥”、美元符号“＄”，并且币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

（3）在印有位数线的会计凭证、账簿、报表上，每一个格只能写一个数字，不得几个数字挤在一个格里，也不得在数字中间留有空格。在没有位数线的会计凭证里填写数字时，上下位数要对齐。

（4）所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角无分的，角位和分位可写“00”或符号“-”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“-”代替。

（5）汉字大写金额一律使用零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分等，一律用正楷字或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或者“角”字之后应写上“整”或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。如“¥606.00”，大写金额应写为“（人民币）陆佰零陆元整”；“¥606.13”，大写金额应写为“（人民币）陆佰零陆元壹角叁分”。

（6）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

（7）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如“¥306.60”，汉字大写金额应写成“人民币叁佰零陆圆陆角整”；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如“¥5009.00”，汉字大写金额应写成“人民币伍仟零玖圆整”；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字，如“¥3530.56”，汉字大写金额写成“人民币叁仟伍佰叁拾圆零伍角陆分”，或“人民币叁仟伍佰叁拾圆伍角陆分”。

（8）在填制印有金额栏而没有小写合计项的原始凭证时，不论填写几笔金额，如有空行均应划斜线注销，注销线由金额栏填写的最后一行右下角划至最底一行的左下角。
 
8、不得随意涂改、刮擦、挖补
 原始凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。随意涂改的原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。

（1）如果是记载内容有误，应由出具单位重开或更正，更正时必须在更正处加盖出具单位印章。

（2）如果是填写错误需要更正时，须划线更正，即将写错的文字或数字，用红线划掉，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并加盖经手人印章。

（3）提交银行的各种结算凭证的大小写一律不得更改，如果填写错误，应加盖“作废”戳记，重新填写。
 

表3－1

（四）原始凭证的审核

为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计人员必须根据要求严格审核原始凭证。只有经过审核无误的原始凭证，才能作为记账的依据。

1、原始凭证的审核内容

对于原始凭证的审核，主要应从真实性、合法性、合理性、正确性、完整性、及时性五方面进行审核。

 

原始凭证的审核内容
 
（1）真实性
 审核原始凭证所记载的内容是否确有其事，是否已经发生，其内容是否真实、客观地反映了经济业务的本来面目，有无漏记或有意隐瞒的情况。特别要注意的是数字、文字有无伪造、涂改、重复使用和大头小尾、各联之间数字不符等情况。

对于外来原始凭证如发票等，还应审查凭证自身的真实性，例如，是否为税务局的统一发票，防止虚假发票；凭证所记载的经济业务是否真实发生；开出发票的单位是否存在等等。
 
（2）合法性
 审核原始凭证所记载的内容是否符合国家法律、法规的规定，是否符合会计制度的要求，有无违法乱纪的行为。
 
（3）合理性
 审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的要求，是否符合有关的计划、预算和合同，是否符合费用的开支标准等。
 
（4）正确性
 审核原始凭证上各项计算是否准确，大小写金额是否相符。若为收款或付款证明，是否加盖了“收讫”或“付讫”的戳记等。
 
（5）完整性
 审核原始凭证上所记载各项内容是否全面、完整，各项手续是否齐备，凭证上各要素填写是否齐全。此外，还应注意须经上级有关部门或领导批准的经济业务，审批手续是否按规定履行。
 
（6）及时性
 审查原始凭证的填制日期是否与经济业务的发生或完成日期相符，尤其是银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应验证其签发日期。
 

表3－2

2、审核结果的处理

根据《会计法》规定，“会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一会计制度的规定更正、补充。”具体来说，经过审核的原始凭证，应区分不同情况进行处理：

 

 

如何填制和审核记账凭证
原始凭证虽然是经济业务实际发生的证据，但由于原始凭证种类繁多、数量庞大、格式各异，很难做到分类反映经济业务的内容，所以就必须按照会计核算方法的要求，对原始凭证进行归纳、分类，明确相应的会计分录并填制在记账凭证中，然后根据记账凭证登记账簿，以反映经济业务发生所引起的资产和权益的增减变化。

 

图 记账凭证的填制程序、内容和用途

记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证编制的、用来明确会计分录、作为记账依据的一种会计凭证。在前面讲述借贷记账法时曾指出，在登记账簿之前，必须按实际发生经济业务的内容编制会计分录，而在会计实务中，会计分录就是通过填制记账凭证来完成的。

一、记账凭证的分类

企业可以根据自己的实际情况选择相应的账务处理程序。而不同的账务处理程序，对记账凭证的要求也是有所不同的。

记账凭证按用途及使用范围的不同，可以分为专用记账凭证和通用记账凭证。

 

 

 

专用记账凭证，是按经济业务的某种特定属性定向使用的记账凭证。简单地说，专用记账凭证就是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用记账凭证按其记录的经济业务内容不同，又可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

 

图

（1）收款凭证

收款凭证是专门用于登记现金和银行存款收入业务的记账凭证，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员收讫款项的依据。收款凭证的内容和格式如表3－3所示。

 

表3－3

（2）付款凭证

付款凭证是专门用于登记现金和银行存款支出业务的记账凭证，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员支付款项的依据。付款凭证的内容和格式如表3－4所示。

 

 

表3－4

（3）转账凭证

转账凭证是专门用于登记现金和银行存款收付业务以外的业务的记账凭证，是登记有关明细账和总账等账簿的依据。转账凭证的内容和格式如表3－5所示。

 

 

表3－5

 

 

通用记账凭证是指各类经济业务共同使用，具有统一格式的记账凭证，适用于对任何经济业务的记录。在经济业务比较简单的企业，为了简化凭证，通常使用通用记账凭证。通用记账凭证的内容和格式如表3－6所示。

 

 

表3－6

 

二、记账凭证的基本内容

在不同的记账方法下，记账凭证的格式有所不同，即使采用的是同一种记账方法，各个单位所使用的记账凭证也有可能不同。但无论哪种格式，都要具备以下一些基本内容，即记账凭证的基本要素。这些基本内容包括：

（1）记账凭证的名称；

（2）填制记账凭证的日期；

（3）记账凭证的编号；

（4）经济业务的内容摘要；

（5）经济业务所涉及的会计科目（包括一级科目、二级或明细科目）、金额及记账方向；

（6）所附原始凭证张数；

（7）填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人（或会计主管人员）签名或盖章。对于收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。

 

图 记账凭证的基本要素

三、记账凭证的填制要求

为了保证会计信息的质量，会计人员在填制记账凭证时，除了严格做到上述填制原始凭证的相关要求外，还应该注意以下几点：

记账凭证的填制要求
 
1、填制依据
 填制记账凭证的依据必须是审核无误的原始凭证。记账凭证既可以根据每一张原始凭证单独地填制，也可以根据反映同类经济业务的若干张原始凭证汇总填制，还可以根据汇总的原始凭证来填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。另外，用于调整、结账和更正错误的记账凭证可以根据有关账簿记录填制。
 
2、日期规范准确
 填制记账凭证的日期应以财会部门受理会计事项、编制记账凭证的当天为准，年、月、日应写全。

按照权责发生制原则计算收益、分配费用、结转成本利润等调整分录和结账分录的记账凭证，虽然实务中一般要到下月才能编制，在填制记账凭证时仍应填写当月月末的日期，以便在当月的账内进行登记。
 
3、摘要内容简明规范
 记账凭证摘要一方面是对经济业务的简要说明，另一方面也是登记账簿的重要依据。因此，记账凭证的摘要必须针对不同性质的经济业务的特点，考虑到登记账簿的需要，简明扼要地正确填写，让人一目了然。

摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短精练；能使阅读者通过摘要了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，而不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。
 
4、科目运用准确
 记账凭证的会计科目名称及金额的填写要准确完整。会计人员应根据发生的经济业务，选择正确的会计科目编制会计分录。会计科目的使用，应符合国家统一会计制度的规定，不得改变会计科目的核算内容，不得简化或改变会计科目的名称。

填制记账凭证时应填明一级科目名称，设有二级科目或明细科目时，也应填写清楚。一行只能填一个会计科目，借方或贷方金额应与对应的科目在同一行。使用会计科目图章的，应与横格底线平行盖正。
 
5、金额填写规范
 记账凭证的金额数字填写、记账方向必须正确无误，并且符合数字书写规范，角分位不留空白，多余的金额栏应划斜线注销。合计金额的第一位数字前要注明人民币符号（ ¥ ）。
 
6、凭证顺序编号
 填制记账凭证时，必须对记账凭证进行连续编号，不得漏号、重号、错号。记账凭证必须按月编号，每月编号一次，即从每月第一号编起，顺序编至月末。

（1）采用通用记账凭证的，应按经济业务发生的日期顺序统一编号，以本月第一笔业务填制第１号凭证起，至本月最后一笔业务填制第ｘ号凭证为止。

（2）采用专用记账凭证（收款凭证、付款凭证和转账凭证）的，可以采用“字号编号法”，即按凭证类别顺序编号（如收字第×号、付字第×号、转字第×号），或者按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出及转账五类进行编号（如现收第×号，现付第×号，银收第×号，银付第×号，转字第×号）；也可采用“双重编号法”，即按总字顺序编号与按类别编号相结合（如某付款凭证为“总字第×号，付字第×号”等）。

（3）若一笔经济业务需要填制两张或两张以上记账凭证时，可采用分数编号法。如第9号凭证涉及的业务需编制三张记账凭证，这三张凭证编号分别为号、、号，其中9表示业务顺序号，分母3表示该业务顺序号的凭证共有三张，分子1（2、3）表示三张中的第1（2、3）张。
 
7、凭证附件完整
 原始凭证是编制记账凭证的依据。为了证明记账凭证的真实性、合法性，同时也为了便于查核，应将原始凭证附在有关的记账凭证后面，作为它的附件，并在记账凭证上注明附件的张数。所附原始凭证的张数一般以原始凭证的自然张数为准。凡是与记账凭证的经济业务记录有关的每张证据，都应作为原始凭证的附件计数。

（1）如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，应把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。

（2）如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证编号。

（3）如果一张原始凭证所列支出需要由几个单位共同负担，应将其他单位负担的部分，开给对方“原始凭证分割单”进行结算，并将该原始凭证分割单副本附入记账凭证。“原始凭证分割单”必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

（4）结账和更正错账的记账凭证可以不附原始凭证。
 
8、划线注销
 记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应将金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

在实务中，如果合计金额栏的金额前填列了“¥”符号，通常就不用划销未用金额栏。
 
9、签名盖章
 记账凭证所涉及的有关人员要按凭证传递顺序逐一签章，以明确经济责任。出纳人员根据收、付款凭证收入款项或付出款项时，应在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付，出现差错。
 

表3－7

四、记账凭证的填制方法

填制记账凭证时，首先应认真审核相关的原始凭证，然后根据审核无误的原始凭证所记录的经济业务，运用借贷记账法，确定应借应贷的会计科目和金额，最后再按照记账凭证的内容、格式及填制要求逐项填写。

 

图 记账凭证的填制程序

 

收款凭证一般按现金和银行存款分别编制，根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制。其具体填制方法为：

（1）在借方科目栏填入“现金”或“银行存款”（如为现金收款凭证，填写“现金”；如为银行存款收款凭证，填写“银行存款”；

（2）在日期栏填入编制记账凭证的日期；

（3）在凭证编号栏为该笔记账凭证编号；

（4）摘要栏填入经济业务的简要说明；

（5）贷方总账科目、明细科目栏填入引起“现金”、“银行存款”增加的会计事项所使用的总账科目、明细科目；

（6）金额栏填入与会计科目对应的金额数；

（7）所附单据栏写明所附原始凭证的张数，并由有关人员依次签章；

（8）未使用的金额栏以斜线划销（在实务中，如果合计金额栏的金额前填列了“¥”符号，通常就不用划销未用金额栏）。

【例5－1】2013年1月3日，企业收到投资者李树的投资款1 000 000元，款项已存入银行（附件1张）。根据该项经济业务填制的收款凭证如表3－8所示。

 

表3－8

 

【例5－2】2013年1月3日，职工陈大安出差归来，交回剩余款项现金560元（附件2张）。根据该项经济业务填制的收款凭证如表3－9所示。

 

表3－9

 

 

付款凭证的填制方法与收款凭证的填制方法基本相同。不同的只是左上方的应贷账户名称应填列“银行存款”或“现金”，在借方账户栏填写与其对应的账户。

需要说明的是，对于现金与银行存款之间的相互划转业务，如从银行提取现金或将现金存入银行，一般只填制一张付款凭证，即将现金存入银行只编制现金付款凭证，从银行提取现金只编制银行存款付款凭证，而不要再编制银行存款收款凭证或现金收款凭证，目的是为了避免重复记账。

【例5－3】2013年1月4日，企业签发现金支票从银行提取现金10 000元备用（附件1张）。根据该项经济业务填制的付款凭证如表3－10所示。

 

表3－10

【例5－4】2013年1月8日，职工李明出差预借款3 000元，以现金支付（附件1张）。根据该项经济业务填制的收款凭证如表3－11所示。

 

表3－11

 

转账凭证根据有关转账业务的原始凭证填制，其填制方法与收款凭证、付款凭证有所不同。

在填制转账凭证时，应将经济业务中所涉及的全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“总账科目”和“明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。

【例5－5】2013年1月9日，企业从科里公司购入甲材料一批，同时取得科里公司开出的增值税专用发票，其上注明价款300 000元，增值税进项税额51 000元，材料已验收入库，款项尚未支付（附件2张）。根据该项经济业务填制的转账凭证如表3－12所示。

 

表3－12

 

通用记账凭证的填制与转账凭证的填制方法基本相同。所不同的是，在凭证编号上，采用按照发生经济业务的先后顺序编号的方法。一笔经济业务涉及两张以上记账凭证时，可以采用分数编号法。

上述【例5－1】至【例5－5】有关收款、付款和转账的业务都可以采用通用记账凭证填制，如表3－13至表3－17所示。

 

表3－13

 

 

 

表3－14

 

 

表3－15

 

 

表3－16

 

 

表3－17

五、记账凭证的审核

记账凭证是登记账簿的依据，为了保证账簿登记的正确性，填制记账凭证的人员自己必须认真审核，同时会计部门应建立相互复核或专人复核记账凭证的制度。

 

 

根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条的规定，记账凭证发生差错，应当按如下要求处理：

 

如何填制汇总记账凭证
采用汇总记账凭证账务处理程序时，必须先根据记账凭证定期编制汇总记账凭证，然后再根据汇总记账凭证登记总分类账。

所谓“汇总记账凭证”，是将许多同类记账凭证逐日或定期（3日、5日、10日等）加以汇总后填制的凭证。如将收款凭证、付款凭证或转账凭证按一定的时间间隔分别汇总，编制汇总收款凭证、汇总付款凭证或汇总转账凭证。

 

一、汇总收款凭证的填制

汇总收款凭证是按现金、银行存款科目分别编制的，它汇总了一定时期内现金、银行存款的收款业务。其方法是：首先分别按现金、银行存款科目的借方设置汇总收款凭证，再将需要汇总的收款凭证，按其对应的贷方科目进行汇总，计算出每一个贷方科目发生额合计数，填入汇总收款凭证中，月终，根据计算出的每个贷方科目发生额合计数，登记总分类账。汇总收款凭证的汇总时间一般为5天或按旬进行，每月编制一次。

必须注意：对于货币资金的相互划转业务，在汇总付款凭证中汇总，汇总收款凭证不汇总，以避免重复汇总，如将现金存入银行，应汇总在现金的汇总付款凭证中。

 

表3－18

 

表3－19

二、汇总付款凭证的填制

汇总付款凭证是按现金、银行存款科目分别编制的，它汇总了一定时期内现金、银行存款的付款业务。其方法是：首先分别按现金、银行存款科目的贷方设置汇总付款凭证，再将需要汇总的付款凭证，按其对应的借方科目进行汇总，计算出每一个借方科目发生额合计数，填入汇总付款凭证中，月终，根据计算出的每个借方科目发生额合计数，登记总分类账。汇总付款凭证的汇总时间一般为5天或按旬进行，每月编制一次。

 

表3－20

 

表3－21

三、汇总转账凭证的填制

汇总转账凭证是按转账凭证中每一贷方科目分别设置的，它汇总了一定时期内的转账业务。其方法是：首先将需要汇总的转账凭证，按与该贷方科目相对应的借方科目归类汇总，计算出每一个借方科目发生额合计数，填入汇总转账凭证中，月终，根据计算出的每个借方科目发生额合计数，登记总分类账。汇总转账凭证的汇总时间一般为5天或按旬进行，每月编制一次。

由于汇总转账凭证上的科目对应关系是一个贷方科目与一个借方或几个借方科目相对应，所以，在汇总记账凭证核算程序下，为了便于编制汇总转账凭证，所有转账凭证只能按一个贷方科目与一个或几个借方科目对应来填制，不能填制一个借方科目与几个贷方科目相对应的转账凭证，即可以填制一借一贷和多借一贷的转账凭证，不宜填制一借多贷的转账凭证。这也是汇总记账凭证核算程序的一个缺点，有时把一笔完整的会计分录拆成几笔会计分录，人为地支解了经济业务的完整性，反而反映不出经济业务的全貌。

如果在汇总期内某一贷方账户的转账凭证不多时，可以不编制汇总转账凭证，而直接根据转账凭证登记总分类账。

 

表3－22

 

如何编制科目汇总表
采用汇总记账凭证账务处理程序时，必须先根据记账凭证定期编制科目汇总表，然后再根据科目汇总表分次或月终一次性登记总分类账。

所谓科目汇总表，又称“记账凭证汇总表”，是根据记账凭证定期汇总编制的、列示有关一级科目及其本期借方、贷方发生额，据以登记总分类账的一种汇总凭证。

 

一、科目汇总表的格式

实务中，企业可以根据自己的实际情况（业务量的大小）选择编制科目汇总表的时间间隔。业务量较多的，可以每5日或每旬汇总一次；业务量较少的，可以半个月或一个月汇总一次。每次汇总时，都应注明所汇总的记账凭证的起讫字号，以便检查。

至于科目汇总表的格式，通常有两种：一种是每汇总一次就编制一张科目汇总表（如表3－23所示）；另一种是一月汇总几次（如每5日或每旬汇总一次），但全月只编制一张科目汇总表（如表3－24所示）。

 

 

表3－23

 

表3－24

二、科目汇总表的编制

编制科目汇总表是科目汇总表核算程序的一项重要工作，其大体编制过程和方法如下：

（1）将汇总期内各项经济业务所涉及的会计科目填列在科目汇总表的“会计科目”栏内，为了便于登记总分类账，会计科目的顺序应按总分类账上会计科目编列的先后顺序填写。

（2）编制工作底稿，即根据记账凭证登记“T”字账，并结出各“T”字账的借贷方发生额。编制“T”字账时，“T”字账上头为会计科目名称（只列示一级科目即可，因为作“T”字账的目的是为了编制科目汇总表，方便登记总账，而总账就是根据一级科目设定的）。，左方为科目借方金额，右方为科目贷方金额。为了便于核对，在发生数的前面应标明记账凭证的编号（可以用（1）、（2）……或①、②……）表示。如：

 

（3）将“T”字账借贷方本期发生额逐个过入到科目汇总表中相应科目的金额栏内。由于现金和银行存款日记账是根据相关记账凭证逐笔登记的，因此对于现金和银行存款科目的借、贷方发生额，也可以根据现金日记账和银行存款日记账的收支数填列，而不再根据收款凭证和付款凭证归类汇总填列。

（4）在科目汇总表中结出全部账户借贷方发生额合计。

（5）进行发生额的试算平衡检查。

如何传递与保管会计凭证
    作为企业重要的会计资料，会计凭证应严格按照规定的程序和方法进行传递和保管，以提高会计信息质量。

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递是指从原始凭证的填制或取得时开始，经过填制、稽核、记账，直到归档保管为止，在本单位内部有关职能部门和人员之间的传递路线、传递时间和处理程序。

会计凭证的传递，要求能够满足企业内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。正确、合理地进行会计凭证的传递，对及时反映各项经济活动情况，加强岗位责任制，提高工作效率，有效实行会计监督等，都有重要意义。

 

一般情况下，会计凭证传递的大体顺序为：首先，会计人员对业务部门提交的原始凭证进行审核，确认无误后，编制记账凭证，然后交稽核人员审核。审核后，属于转账凭证的交记账人员记账；属于收付款凭证的，先交出纳人员办理收付款事宜，登记现金日记账和银行存款日记账，然后交记账人员记账。需交会计主管审批的，记账前应履行审批手续。出纳人员一般不得填制记账凭证，只有一些零星的现金收付业务等可由出纳人员直接审核后，办理收付款手续，并填制记账凭证。

二、会计凭证的保管

 会计凭证是记录经济业务，明确经济责任并据此登记账薄的书面证明文件。会计凭证可以及时反映和监督经济业务发生和完成的时间、内容，是登记账薄的依据，还可以明确对此项经济业务所应承担的法律和经济上的责任。所以，会计凭证是企业发生经济业务的见证和重要历史资料，是会计档案的重要组成部分，必须按规定建立立卷归档制度，妥善保管会计资料，以便日后查用。

 

会计凭证在记账后，应定期（每天、每旬或每月）进行分类整理，检查有无缺号和附件是否齐全，然后按照编号顺序，连同所附原始凭证，装订成册。为了便于事后查阅，应加具封面、封底，并在装订线上加贴封签。

 

图  会计凭证封面

在封面上，应注明单位名称、年度、月份，凭证的起讫日期，凭证的种类、起讫号码，以及记账凭证和原始凭证的张数，然后由有关人员签字或盖章，最后在装订线上加贴封签，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。

 

 

装订成册的会计凭证要按年分月顺序排列，并指定专人保管。会计凭证存档之后，保管责任随之转移到档案保管人员身上。保管人员应当按照会计档案管理的要求，对会计档案进行分类、存档和保管。

（1）会计凭证一般不得外借。特殊原因需外借时，必须经本单位领导批准后，进行复制，才可以办理。

（2）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。

（3）对于重要的空白原始凭证，如支票、发票、收据等，应指定专人保管，建立收、发（领）、销（销号）制度，并按每种票据设立票据登记簿加以记载，防止丢失、冒领。

（4）会计凭证的保管期限和销毁手续， 必须严格按照国家会计法规、会计制度的有关规定执行。对于一般的会计凭证，保管期限为15年，银行对账单为3年。对于重要的会计凭证，例如涉外业务凭证，按照国家法规应长期保存。

（5）未到规定保管期的会计凭证，任何人不得随意销毁。对保存期满的会计凭证必须开列清单，经本单位领导审核，报上级主管部门批准，方可销毁。销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，以示负责。

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